web analytics

Blog

Pelaksanaan Quick Wins Reformasi Birokrasi di Sekretariat Kabinet (3)

Oleh: Desk Informasi ; Diposkan pada: 16 Feb 2013 ; 1494 Views Kategori: Reformasi Birokrasi

BAB I

 

PENDAHULUAN 

 

A. Latar Belakang
     Di Indonesia pemahaman birokrasi lebih sering dikenal dengan istilah aparatur pemerintah. Aparatur pemerintah adalah orang-orang yang dipercaya dan diberi mandat oleh negara dan rakyat untuk mengelola pemerintahan guna meningkatkan kesejahteraan masyarakat.Birokrasi menjadi salah satu faktor dan aktor utama yang turut berperan dalam perwujudan tata kepemerintahan yang baik (good governance). Dalam posisi dan perannya yang demikian penting dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, birokrasi sangat menentukan kualitas pelayanan kepada masyarakat, serta efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Dengan demikian, maka efektivitas birokrasi harus diukur berdasarkan sejauh mana kemampuan pemerintah meningkatkan kesejahteraan masyarakatnya, dan ukurannya antara lain adalah seberapa tinggi tingkat pelayanan kepada masyarakat  baik di bidang kesehatan maupun pendidikan dan lainnya (Gaspersz:203).

Mengingat strategisnya kedudukan birokrasi, maka perlu untuk secara terus menerus meningkatkan dan mengembangkan kapasitas, profesionalisme dan kemampuan birokrasi. Salah satu upaya dimaksud adalah dengan melakukan reformasi.

Quah (1976) mendefinisikan reformasi sebagai suatu proses untuk mengubah proses, prosedur birokrasi publik dan sikap serta tingkah laku birokrat untuk mencapai efektivitas birokrasi dan tujuan pembangunan nasional. Dari pengertian tersebut, aktivitas reformasi sebagai padanan lain dari change, improvement, atau modernization.

Dari pengertian ini, maka ruang lingkup reformasi tidak hanya terbatas pada proses dan prosedur, tetapi juga mengaitkan perubahan pada tingkat struktur dan sikap tingkah laku (the ethics being). Arah yang akan dicapai reformasi antara lain adalah tercapainya pelayanan masyarakat secara efektif dan efisien.

Reformasi birokrasi akan mendorong terwujudnya penerapan prinsip-prinsip clean government dan good governance yang secara universal diyakini menjadi prinsip yang diperlukan untuk memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Di dalam reformasi birokrasi terdapat beberapa area perubahan yang setiap perubahannya dapat memberikan dampak antara lain pada penurunan praktek KKN, meningkatnya kualitas pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, meningkatnya produktivitas aparatur, meningkatnya kesejahteraan pegawai negeri dan hasil – hasil pembangunan secara nyata dirasakan oleh seluruh masyarakat. Kondisi tersebut akan dicapai melalui berbagai upaya antara lain dengan penerapan quick wins.

1. Quick Wins Reformasi Birokrasi
     Quick wins adalah sesuatu inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali suatu program besar dan sulit dalam waktu yang kurang dari 12 bulan.  Quick wins  bermanfaat untuk mendapatkan momentum awal yang positif untuk selanjutnya melakukan sesuatu yang berat. Sesuatu yang berat itu merupakan inti dari suatu program besar tersebut. Quick win untuk setiap kementerian/lembaga dan pemerintah daerah serta untuk tema tertentu dapat berupa organization quick winsregulation quick wins, atau human resource quick wins.Melalui quick wins atau disebut juga low hanging fruit diharapkan didapatkan momentum awal yang positif dan juga kepercayaan diri untuk selanjutnya melaksanakan reformasi birokrasi secara konsisten dan berkelanjutan. Keluaran dari pelaksanaan quick wins adalah perbaikan sistem dan mekanisme kerja atau produk utama Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah yang sesuai dengan peran, tupoksi dan karakteristik masing-masing.
2. Produk Utama Pelayanan Sekretariat Kabinet
     Menurut ketentuan Pasal 2 Perpres Nomor 82 Tahun 2010 tentang Sekretariat Kabinet dan Pasal 2 Perseskab Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet, Sekretariat Kabinet mempunyai tugas memberi dukungan staf, administrasi, teknis, dan pemikiran kepada Presiden selaku Kepala Pemerintahan.  Selanjutnya dalam Pasal 3 Perpres Nomor 82 Tahun 2010 dan Pasal 3 Perseskab Nomor 1 Tahun 2011, disebutkan bahwa Sekretariat Kabinet menyelenggarakan fungsi:
1. Penyelenggaraan pengelolaan dan pengendalian manajemen kabinet;
2. Perumusan dan penyampaian analisis atas rencana kebijakan dan program pemerintah di bidang politik, hukum, dan keamanan, perekonomian dan kesejahteraan rakyat;
3. Penyiapan persetujuan prakarsa, penyusunan dan penyampaian Rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden dan Instruksi Presiden, serta penyiapan pendapat atau pandangan hukum kepada Presiden dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan di bidang politik, hukum, dan keamanan, perekonomian dan kesejahteraan rakyat;
4. Pemantauan dan evaluasi serta penyampaian analisis atas pelaksanaan kebijakan dan program pemerintah di bidang politik, hukum, dan keamanan, perekonomian dan kesejahteraan rakyat;
5. Penyiapan, pengadministrasian, penyelenggaraan dan pengelolaan sidang-sidang kabinet, maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta penyampaian, publikasi dan pengoordinasian tindak lanjut hasil sidang, rapat atau pertemuan tersebut;
6. Penyelenggaraan hubungan kemasyarakatan, kelembagaan, dan protokoler yang berkaitan dengan kegiatan kabinet;
7. Penyiapan, penyelenggaraan dan pengadministrasian dalam pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan dan jabatan lainnya, serta kepangkatan dan pensiun pejabat dan pegawai negeri sipil yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden, dan pengangkatan, pemindahan serta pemberhentian dalam dan dari jabatan atau pangkat pegawai negeri sipil di lingkungan Sekretariat Kabinet;
8. Penyelenggaraan pelayanan dan dukungan administrasi, perencanaan, keuangan, pendidikan, pelatihan dan pengelolaan barang milik negara/keuangan negara yang menjadi tanggung jawab Sekretariat Kabinet serta penyediaan sarana dan prasarana dan administrasi umum lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet;
9. Pengumpulan, pengolahan, dan penyelenggaraan pelayanan dukungan data dan informasi, penyediaan sarana dan prasarana pengembangan teknologi informasi bagi kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat Kabinet;
10. Pengoordinasian pelaksanaan tugas Staf Khusus Presiden dan Staf Khusus Wakil Presiden;
11. Koordinasi dengan Kementerian Sekretariat Negara dalam rangka pemberian dukungan staf, teknis dan administrasi untuk pelaksanaan tugas-tugas Presiden dan Wakil Presiden;
12. Penyelenggaraan dukungan bagi kelancaran pelaksanaan tugas Presiden dan Wakil Presiden dalam bidang-bidang tertentu sesuai dengan arahan Presiden dan Wakil Presiden;
13. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat Kabinet.
     Dari 13 (tiga belas) fungsi di atas selanjutnya ditetapkan menjadi 10 (sepuluh) pelayanan, yaitu:
1. Perumusan dan penyampaian analisis atas rencana kebijakan dan program pemerintah;
2. Penyiapan Rancangan Peraturan Presiden, Rancangan Keputusan Presiden, dan Rancangan Instruksi Presiden;
3. Pemantauan dan evaluasi serta penyampaian analisis atas pelaksanaan kebijakan dan program pemerintah;
4. Pelayanan penyampaian, publikasi, dan diseminasi hasil Sidang Kabinet rapat/pertemuan yang dipimpin/dihadiri Presiden/Wakil Presiden;
5. Penyelenggaraan hubungan kemasyarakatan, kelembagaan, dan protokoler berkaitan dengan kegiatan kabinet;
6. Penyiapan, penyelenggaraan, dan pengadministrasian di bidang kepegawaian yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden;
7. Penyelenggaraan pelayanan dukungan data dan informasi;
8. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas Staf Khusus Presiden dan Staf Khusus Wakil Presiden;
9. Koordinasi dengan Kementerian Sekretariat Negara;
10. Pengelolaan dan pengendalian manajemen kabinet.
     Sejalan dengan kebijakan Sekretariat Kabinet melakukan reformasi birokrasi secara berkelanjutan, Tim Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet  Tahun 2011 menyelenggarakan survey untuk mengindentifikasi produk utama pelayanan Sekretariat Kabinet dan apa harapan para pemangku kepentingan (stakeholders) dalam pelayanan produk utama Sekretariat Kabinet. Survey yang dilaksanakan bulan Juli 2011 tersebut, menyatakan bahwa dari 10 (sepuluh) pelayanan Sekretariat Kabinet responden telah memilih 3 (tiga) produk utama pelayanan Sekretariat Kabinet, yaitu:
1. Pelayanan penyampaian, publikasi, dan diseminasi hasil Sidang Kabinet rapat/pertemuan yang dipimpin/dihadiri Presiden/Wakil Presiden.
2. Penyiapan Rancangan Peraturan Presiden, Rancangan Keputusan Presiden, dan Rancangan Instruksi Presiden;
3. Penyiapan, penyelenggaraan, dan pengadministrasian di bidang kepegawaian yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden;
3. Penetapan Program Quick Wins Sekretariat Kabinet
     Berdasarkan hasil survey tersebut maka ketiga produk utama tersebut dijadikan fokus program percepatan (quick wins) dengan memperbaiki sistem mekanisme kerja serta kualitas produk utama pelayanan Sekretariat Kabinet sehingga manfaatnya dapat dirasakan secara cepat oleh pemangku kepentingan (stakeholders) Sekretariat Kabinet.     Penunjukan program percepatan (quick wins) ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 3/RB Tahun 2011, yakni meliputi:
1. Program peningkatan kualitas proses penyusunan peraturan perundang-undangan;
2. Program peningkatan kualitas pelayanan administrasi kepangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan pemerintahan serta kepangkatan, pemberhentian, dan pensiun pegawai negeri sipil golongan IV/c ke atas yang menjadi kewenangan Presiden;
3. Program peningkatan pelayanan hasil Sidang Kabinet dan/atau rapat/pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden/Wakil Presiden.
     Untuk kelancaran pengelolaan quick wins di Sekretariat Kabinet dengan Kepseskab Nomor 1/RB Tahun 2012  dibentuk pula Tim Pengelola Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet.  Tim Pengelola Quick Wins bertugas untuk mengkoordinasikan pelaksanaan quick wins, memonitor perkembangan dan mengevaluasi kendala pelaksanaan quick wins, memberikan saran dan masukan atas permasalahan yang dijumpai dalam pelaksanaan quick wins di lingkungan Sekretariat Kabinet kepada Tim Pengarah dan Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet untuk mendapat putusan penyelesaian, dan melaporkan hasil pelaksanaan quick wins kepada Tim Pengarah dan Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet.Dalam melaksanakan tugas tersebut Tim Pengelola Quick Wins  menyusun rencana kerja memperbaiki sistem mekanisme kerja serta kualitas produk utama pelayanan Sekretariat Kabinet yang meliputi:
1. Penyusunan Standar Pelayanan di Bidang Perundang-undangan, Standar Pelayanan Bidang Kepangkatan dan Pensiun PNS, dan Standar Pelayanan Bidang Persidangan Kabinet;
2. Perbaikan Sistem Informasi Peraturan Perundang-undangan (SIPUU);
3. Perbaikan Anjungan Layanan Mandiri (ALM);
4. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG);
5. Perbaikan tata cara penyusunan bahan wicara Sidang Kabinet;
6. Perbaikan tata cara penyusunan transkripsi Sidang Kabinet;
7. Perbaikan tata cara penyusunan risalah Sidang Kabinet;
8. Perbaikan tata cara penyusunan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP), dan;
9. Perbaikan tampilan Sistem Informasi Sidang Kabinet (SISKAB).
B. Dasar Hukum
1. Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2010 tentang Sekretariat Kabinet;
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Raformasi Birokrasi 2010-2014;
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Quick Wins;
4. Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 4 Tahun 2012;
5. Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1/RB Tahun 2011 tentang Road Map Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet Republik Indonesia Tahun 2010-2014;
6. Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 3/RB Tahun 2011 tentang Program Percepatan (Quick Wins) Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet;
7. Keputusan Sekretaris Kabinet Nomor 1/RB Tahun 2012 tentang Pembentukan Tim dan Sekretariat Tim Pengelola Percepatan (Quick Wins) Reformasi Birokrasi Tahun 2012 Sekretariat Kabinet.
C. Tujuan dan Sasaran
1. Tujuan
Tujuan dari Program Percepatan (Quick Wins) Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet adalah untuk memperbaiki sistem dan mekanisme kerja serta produk utama (core business) Sekretariat Kabinet, sehingga manfaatnya dirasakan secara cepat oleh pemangku kepentingan (stakeholders) Sekretariat Kabinet.
2. Sasaran
1. Terwujudnya peningkatan kualitas proses penyusunan peraturan perundang-undangan;
2. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan administrasi kepangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan pemerintahan serta kepangkatan, pemberhentian, dan pensiun pegawai negeri sipil golongan IV/c ke atas yang menjadi kewenangan Presiden;
3. Terwujudnya peningkatan pelayanan hasil Sidang Kabinet dan/atau rapat/pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden/Wakil Presiden.
D. Ruang  Lingkup
Pelaksanaan Program Percepatan (Quick Wins) Reformasi Birokrasi  di lingkungan Sekretariat Kabinet dilakukan terhadap pelayanan di bidang Peraturan Perundang-undangan, bidang Kenaikan Pangkat dan Pensiun PNS, dan bidang Persidangan Kabinet.
E. Sistematika Penulisan Laporan
Sistematika penulisan laporan  ini adalah sebagai berikut :
Bab I : Menguraikan mengenai latar belakang pelaksanaan program percepatan (quick wins) reformasi birokrasi di Sekretariat Kabinet.  Selanjutnya bab ini menguraikan mengenai dasar hukum, tujuan dan sasaran, serta ruang lingkup dan sistematika penulisan laporan.
Bab II : Menggambarkan pelaksanaan program percepatan (Quick Wins) reformasi birokrasi Sekretariat Kabinet  dari Bulan Agustus 2011 sampai dengan Juli 2012
Bab III : Bab penutup ini merupakan bab terakhir yang menggambarkan kesimpulan dan saran.

 

 BAB II

PELAKSANAAN PROGRAM PERCEPATAN (QUICK WINS)

REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT KABINET

 

A. Program Peningkatan Kualitas Proses Penyusunan Peraturan Perundang-undangan
     Program peningkatan kualitas proses penyusunan peraturan perundang-undangan dilaksanakan oleh tiga Deputi yaitu Deputi Bidang Politik Hukum dan Keamanan, Deputi Bidang Perekonomian, dan Deputi Bidang Kesejahteraan Rakyat.     Program peningkatan kualitas proses penyusunan peraturan perundang-undangan dilaksanakan dalam rangka pelayanan penyiapan persetujuan prakarasa, penyusunan dan penyampaian Rancangan Peraturan Presiden, Rancangan Keputusan Presiden dan Rancangan Instruksi Presiden dilakukan oleh tiga Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan (PUU), yaitu Asisten Deputi Bidang Perancangan PUU Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan,  Asisten Deputi Bidang Perancangan PUU Perekonomian, dan Asisten Deputi Bidang Perancangan PUU Bidang Kesejahteraan Rakyat.
1. Tugas dan Fungsi Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan
     Ketentuan Pasal 3 huruf c Perpres Nomor 82 Tahun 2010 tentang Sekretariat Kabinet dan Pasal 3 huruf c Perseskab Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet menyebutkan bahwa Sekretariat Kabinet menyelenggarakan fungsi penyiapan persetujuan prakarsa, penyusunan dan penyampaian Rancangan Peraturan Presiden, Rancangan Keputusan Presiden, dan Rancangan Instruksi Presiden, serta penyiapan pendapat atau pandangan hukum kepada Presiden dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan di bidang politik, hukum dan keamanan, perekonomian, dan kesejahteraan rakyat.Dalam melaksanakan tugas dimaksud, Asisten Deputi Bidang Perancangan PUU  berdasarkan Pasal  56, Pasal 124, dan Pasal 188 Perseskab Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan perumusan dan penyampaian analisis atas rencana kebijakan dan program pemerintah dalam bentuk peraturan perundang-undangan;
b. Penyiapan dan penyampaian analisis terhadap persetujuan prakarsa penyusunan Rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden;
c. Penyiapan analisis pembentukan lembaga, badan, komisi, dewan beserta instrumen pendukungnya yang menjadi kewenangan Presiden, termasuk analisis tentang pembatalan Peraturan Daerah;
d. Penyusunan pendapat hukum sebagai hasil analisis terhadap substansi permasalahan dalam Rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden;
e. Penyusunan dan penyampaian Rancangan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden;
f. Pemantauan dan evaluasi serta analisis atas pelaksanaan Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, dan Instruksi Presiden;
g. Fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi.
     Dalam menyiapkan Rancangan Peraturan Presiden, Rancangan Keputusan Presiden, dan Rancangan Instruksi Presiden (untuk selanjutnya disebut RPerpres, RKeppres, dan RInpres) ketiga Asdep Bidang Perancangan PUU tersebut mengacu pada:
a. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan;
b. Peraturan Presiden Nomor 68 Tahun 2005 tentang Tata Cara Mempersiapkan R. Perpres, R. Keppres, dan R. Inpres;
c. Surat Menteri Sekretaris Negara Nomor B.257/M.Sesneg/D-4.03.2010 tanggal 30 Maret 2010, kepada Para Menteri Kabinet Indonesia Bersatu II dan Para Pimpinan LPNK hal penyusunan RUU, RPerpu, RPerpres, RKeppres, RInpres yang intinya mengatur bahwa setiap rancangan yang akan dibahas dengan panitia antar kementerian/lembaga harus terlebih dahulu mendapat izin prakarsa Presiden;
d. Surat Edaran Sekretaris Kabinet Nomor SE. 8/Seskab/I/2012 tanggal 5 Januari 2012, kepada Para Menteri Kabinet Indonesia Bersatu II, Jaksa Agung, Panglima TNI dan Kepala Kepolisian Negara RI hal percepatan proses penyelesaian RPerpres, RKeppres dan RInpres yang intinya setiap pengusulan RPerpres, RKeppres, dan RInpres yang akan diajukan ke Presiden agar dibahas dan disepakati bersama oleh para Menteri dan Kepala LPNK dalam koordinasi yang dipimpin oleh Menteri Koordinator, Sekretaris Kabinet tidak akan melakukan rapat-rapat koordinasi/harmonisasi apabila menemukan permasalahan substansi atau teknis namun akan mengembalikan kepada Menteri Koordinator dan/atau Menteri terkait untuk dibahas dan diperbaiki. Pada kesempatan pertama, Menteri Koordinator menyampaikan RPerpres, RKeppres dan RInpres kepada Presiden.
2. Langkah Kerja Penyiapan Peraturan Perundang-Undangan
Langkah kerja yang dilakukan dalam kegiatan penyiapan RPerpres, RKeppres, dan RInpres tersebut sebagai berikut:
a. RPerpres, RKeppres dan RInpres yang diajukan oleh pimpinan Kementerian/LPNK atau pimpinan di lingkungan intern Sekretariat Kabinet atau Presiden, secara hierarkis diteruskan kepada staf dengan disertai petunjuk penyelesaiannya.
b. Staf melakukan penelitian dan analisis terhadap prakarsa penyusunan rancangan peraturan perundangan-undangan dan hasilnya disampaikan/dilaporkan secara hierarkis kepada pimpinan, baik mengenai bentuk hukum, urgensi pengaturan, dampak yang mungkin timbul, perumusan maupun teknis perundang-undangan dengan disertai berkas.
c. Dalam hal laporan/hasil penelitian/analisis menyatakan terdapat permasalahan, maka dapat dilakukan:

  1. Koordinasi dengan instansi terkait, baik melalui rapat maupun permintaan pertimbangan/persetujuan;
  2. Penyampian laporan lebih lanjut tentang pokok-pokok masalah kepada pimpinan.
d. RPerpres, RKeppres dan RInpres yang tidak lagi mengandung permasalah disiapkan dalam bentuk naskah rancangan untuk diteruskan kepada Pimpinan guna mendapatkan persetujuan/penetapan Presiden;
e. Naskah RPerpres, RKeppres dan RInpres yang telah mendapat persetujuan/penetapan Presiden dibuatkan salinannya untuk kemudian digandakan dan didistribusikan kepada Lembaga Tinggi Negara, Kementerian LPNK, Gubernur, dan Bupati/Walikota, serta Lembaga terkait lainnya, antara lain Badan Pembinaan Hukum Nasional, Lembaga Kantor Berita Nasional (LKBN) Antara dan Fakultas Hukum Universitas Indonesia.
3. Uraian Pelaksanaan Program Quick Wins Bidang Peningkatan Kualitas Proses Penyusunan Peraturan Perundang-udangan
     Secara lebih rinci pelaksanaan program Quick Wins bidang peningkatan kualitas proses penyusunan peraturan perundang-undangan diuraikan sebagai berikut:
a. Penyusunan Standar Pelayanan Bidang Perundang-undangan
     Pelayanan bidang perundang-undangan dilaksanakan  sesuai Standar Pelayanan sebagaimana tercantum dalam Peraturan Deputi Seskab Bidang Hukum Nomor SP.01/Setkab/Dep-Hkm/X/2009 tentang Standar Pelayanan Unit Kerja di Lingkungan Deputi Seskab Bidang Hukum. Peraturan Deputi tersebut merupakan penjabaran dari Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor SP.01 Tahun 2009 tentang Standar Pelayanan Unit Kerja di Lingkungan Sekretariat Kabinet. Berdasarkan Peraturan Deputi Seskab Bidang Hukum tersebut ada 3 (tiga) Standar Pelayanan yang menjadi pedoman pelaksanaan pelayanan bidang  perundang-undangan yakni:

  1. Standar Pelayanan Penyelesaian Peraturan Presiden, Keputusan Presiden dan Instruksi Presiden.
  2. Standar Pelayanan Penomoran, Pendokumentasian, Pendistribusian, Peminjaman dan Legislasi Peraturan Perundang-undangan.
  3. Standar Pelayanan Informasi Peraturan Perundang-undangan secara elektronik.
     Pada tahun 2011 Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet mengidentifikasi bahwa dalam melaksanakan pelayanan di bidang Peraturan Perundang-undangan (PUU) dibutuhkan 7 (tujuh) Standar Pelayanan.  Mengingat kepastian proses pelayanan berperan penting dalam menentukan hasil dan kualitas pelayanan, maka kegiatan penyesuaian Standar Pelayanan di bidang perundang-undangan perlu disegerakan, dan dengan demikian ditetapkan sebagai bagian dari program Quick Wins Reformasi Birokrasi Bidang Perundang-undangan.Penyusunan draf awal SP Bidang Perundang-undangan dilakukan oleh 3 (tiga) Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan. Dalam rangka menyelaraskan standar pelayanan masing-masing dilakukan pembahasan diantara ke-3 Asisten Deputi Perancangan PUU dalam beberapa kali pertemuan. Namun demikian mengenai substansi draft Rancangan SP tersebut masih terdapat perbedaan pandangan diantaranya, dalam penyusunan draft SP Penyiapan RPerpres, RKeppres dan RInpres terdapat dua pandangan berbeda terkait dengan ketentuan mengenai unit pelayanan dan jangka waktu penyelesaian rancangan, sebagai berikut:

  1. Standar Pelayanan Penyelesaian Peraturan Presiden, Keputusan Presiden dan Instruksi Presiden.
  2. Standar Pelayanan Penomoran, Pendokumentasian, Pendistribusian, Peminjaman dan Legislasi Peraturan Perundang-undangan.
  3. Standar Pelayanan Informasi Peraturan Perundang-undangan secara elektronik.
     Pada tahun 2011 Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet mengidentifikasi bahwa dalam melaksanakan pelayanan di bidang Peraturan Perundang-undangan (PUU) dibutuhkan 7 (tujuh) Standar Pelayanan.  Mengingat kepastian proses pelayanan berperan penting dalam menentukan hasil dan kualitas pelayanan, maka kegiatan penyesuaian Standar Pelayanan di bidang perundang-undangan perlu disegerakan, dan dengan demikian ditetapkan sebagai bagian dari program Quick Wins Reformasi Birokrasi Bidang Perundang-undangan.Penyusunan draf awal SP Bidang Perundang-undangan dilakukan oleh 3 (tiga) Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan. Dalam rangka menyelaraskan standar pelayanan masing-masing dilakukan pembahasan diantara ke-3 Asisten Deputi Perancangan PUU dalam beberapa kali pertemuan. Namun demikian mengenai substansi draft Rancangan SP tersebut masih terdapat perbedaan pandangan diantaranya, dalam penyusunan draft SP Penyiapan RPerpres, RKeppres dan RInpres terdapat dua pandangan berbeda terkait dengan ketentuan mengenai unit pelayanan dan jangka waktu penyelesaian rancangan, sebagai berikut:

1) Unit Pelayanan

Inti dari pandangan tersebut adalah untuk menentukan letak pelayanan unit Asisten Deputi bidang substansi dalam proses penyiapan peraturan perundang-undangan.  Yang dimaksud dengan Asisten Deputi bidang substansi adalah 9 (sembilan) Asisten Deputi yang berada di bawah Deputi Politik Hukum dan Keamanan, Deputi Perekonomian, dan Deputi Kesejahteraan Rakyat.  Sejak terbentuk dengan Perseskab Nomor 1 Tahun 2011, ke sembilan Asisten Deputi tersebut berdasarkan ketentuan Pasal 11 huruf a, Pasal 26 huruf a, Pasal 41 huruf a, Pasal 79 huruf a, Pasal 94 huruf a, Pasal 109 huruf a, Pasal 143 huruf a, Pasal 158 huruf a, dan Pasal 173 huruf a melaksanakan fungsi,  antara lain, penyiapan perumusan dan penyampaian analisis atas rencana kebijakan dan program pemerintah di bidang politik hukum, dan keamanan, bidang perekonomian, dan bidang kesejahteraan rakyat.  Fungsi tersebut berimpitan dengan fungsi Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan.

Dalam pandangan alternatif pertama, diatur bahwa penyelesaian rancangan RPerpres, RKeppres, dan RInpres ditangani oleh Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan. Namun, Deputi diberikan kewenangan untuk memberikan arahan kepada Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan untuk secara bersama-sama dengan Asisten Deputi bidang substansi menyelesaikan suatu rancangan RPerpres, RKeppres, dan RInpres tertentu.

Sedangkan dalam alternatif kedua, ditegaskan bahwa penyelesaian rancangan RPerpres, RKeppres, dan RInpres ditangani oleh Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan atau secara bersama dengan Asisten Deputi bidang substansi berdasarkan arahan Deputi.

2) Jangka waktu Pelayanan

Inti dari pandangan ini adalah untuk menentukan jangka waktu pelayanan penyiapan peraturan perundang-undangan, dengan memperhatikan beberapa perkembangan yang terjadi sejak terbitnya SP Bidang Perundang-undangan pada bulan Oktober 2009.  Perkembangan pertama adalah perubahan proses sehubungan dengan terbitnya Surat Edaran Sekretaris Kabinet Nomor SE.8/Seskab/I/2012 tanggal 5 Januari 2012.  Hal ini yang hendak diperhatikan adalah perlunya benchmarkingdengan  proses serupa yang dilakukan kementerian/lembaga lain.

Dalam pandangan alternatif pertama, penyelesaian RPerpres, RKeppres, dan RInpres ditentukan paling lama 10 hari kerja. Sedangkan dalam  alternatif  kedua, penyelesaian RPerpres, RKeppres, dan RInpres paling lama empat hari kerja dengan mengacu pada SP serupa di Kementerian Sekretariat Negara.

     Sehubungan dengan perbedaan pandangan tersebut maka disampaikan surat permintaan Ketua Tim Pengelola Quick Wins RB kepada Deputi Bidang Administrasi agar dilakukan percepatan penyelesaian dan penetapan draf Rancangan SP Peraturan Perundang-undangan.Pada awal bulan April 2012 dilaksanakan Bimbingan Teknik Penyusunan SP oleh Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi bagi perwakilan seluruh unit kerja di Lingkungan Sekretariat Kabinet. Selanjutnya, dibentuk Tim Penyusunan Penyempurnaan Standar Pelayanan  di Lingkungan Sekretariat Kabinet berdasarkan Keputusan Deputi Bidang Administrasi Nomor Kep-39/Adm/IV/2012  tanggal 17 April 2012. Penyusunan draf SP Peraturan Perundang-undangan selanjutnya dilakukan oleh Tim Penyusun.

Hasil kajian Tim Penyusun menyepakati bahwa untuk pelayanan bidang PUU ternyata setiap Asisten Deputi Bidang Perancangan PUU memerlukan 7 (tujuh) Standard Operational Procedures (SOP). Dengan demikian keseluruhannya diperlukan 21 buah SOP.

Ke 21 SOP tersebut telah disusun sebagaimana terlihat dalam Tabel.1 berikut:

Tabel 1. SOP Peraturan Perundang-undangan

No

Standard Operational Procedurs (SOP)

1. Penyusunan Analisis atas Persetujuan Prakarsa Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Polhukam
2. Penyusunan Analisis atas Persetujuan Prakarsa Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Perekonomian
3. Penyusunan Analisis atas Persetujuan Prakarsa Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Kesra
4. Penyampaian Persetujuan Prakarsa Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Polhukam
5. Penyampaian Persetujuan Prakarsa Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Perekonomian
6. Penyampaian Persetujuan Prakarsa Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Kesra
7. Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Polhukam
8. Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Perekonomian
9. Penyusunan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Kesra
10. Penyampaian dan Pendistribusian RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Polhukam
11. Penyampaian dan Pendistribusian RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Perekonomian
12. Penyampaian dan Pendistribusian RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Kesra
13. Penyusunan Pendapat Hukum terhadap Substansi Permasalahan dalam RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Polhukam
14. Penyusunan Pendapat Hukum terhadap Substansi Permasalahan dalam RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Perekonomian
15. Penyusunan Pendapat Hukum terhadap Substansi Permasalahan dalam RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Kesra
16. Penyusunan Analisis atas Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Polhukam
17. Penyusunan Analisis atas Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Perekonomian
18. Penyusunan Analisis atas Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan RPerpres, RKeppres, dan RInpres Bidang Kesra
19. Penyusunan dan Penyampaian Analisis atas Rencana Kebijakan dan Program Pemerintah (RKPP) dalam bentuk Perundang-undangan (PUU) Bidang Polhukam
20. Penyusunan dan Penyampaian Analisis atas Rencana Kebijakan dan Program Pemerintah (RKPP) dalam bentuk Perundang-undangan (PUU) Bidang Perekonomian
21. Penyusunan dan Penyampaian Analisis atas Rencana Kebijakan dan Program Pemerintah (RKPP) dalam bentuk Perundang-undangan (PUU) Bidang Kesra
Hasil penyusunan SOP tersebut telah dihimpun oleh Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet untuk disiapkan penetapannya dalam Peraturan Sekretaris Kabinet.
b Perbaikan Sistem Informasi Peraturan Perundang-undangan (SIPUU)
Database Sistem Informasi Peraturan Perundang-undangan (SIPUU) perlu disempurnakan karena banyak data perundang-undangan yang tidak lengkap. Agar evaluasi kelengkapan database SIPUU lebih komprehensif perlu didukung masukan dari para pengguna SIPUU melalui survey kepuasan pelanggan. Survey kepuasan pengguna SIPUU dilakukan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dalam menggunakan pelayanan SIPUU.    Hasil survey akan dijadikan masukan dalam rangka perbaikan tampilan data dan retrieval SIPUU. Draft survey disusun 3 (tiga) Asisten Deputi Perancangan PUU bersama Pusat Data dan Informasi (Pusdatin).Metodologi yang dilakukan dalam kegiatan survey ini adalah dengan melakukan penyebaran questioner yang diunggah di website Sekretariat Kabinetwww.setkab.go.id. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan pada bulan Mei s.d Juni 2012.Questioner (lampiran 3.a) terdiri dari pertanyaan tertutup/pilihan dan  pertanyaan terbuka. Pertanyaan pilihan tersebut meliputi kelengkapan SIPUU dalam memuat peraturan perundang-undangan, kecepatan SIPUU dalam menyediakan peraturan perundang-undangan yang terbaru, kemudahan mekanisme pencarian peraturan perundang-undangan dalam SIPUU, masalah ketika mengunduh dokumen peraturan perundang-undangan dari SIPUU, dan perlu atau tidak menyertakan abstraksi setiap peraturan perundang-undangan yang dimuat dalam SIPUU. Sedangkan pertanyaan terbuka disediakan untuk menampung saran/masukan bagi perbaikan SIPUU yang hendak disampaikan responden.

Data hasil survey diambil per tanggal 11 Juni 2012 pukul 11.15 WIB dan hasil pengolahan data survey tersebut menyatakan bahwa lebih dari setengah responden berpendapat bahwa pelayanan informasi yang terdapat pada SIPUU sudah sesuai dengan harapan pengguna SIPUU dengan penjelasan sebagai berikut:

  1. 58% berpendapat bahwa peraturan perundang-undangan yang dimuat dalam SIPUU sudah lengkap;
  2. 56% berpendapat bahwa SIPUU cepat menyediakan peraturan perundang-undangan yang terbaru;
  3. 70% berpendapat bahwa mekanisme pencarian peraturan perundang-undangan dalam SIPUU cukup mudah; dan
  4. 65% berpendapat bahwa dalam hal mengunduh dokumen peraturan perundang-undangan dari SIPUU tidak mengalami masalah.

Data di atas menunjukkan bahwa jumlah responden yang berpendapat positif terhadap kelengkapan dan kemutakhiran data serta dalam mengakses data berjumlah antara 56%-70% atau rata-rata 61,5%.  Artinya, meskipun sebagian besar responden merasa puas terhadap layanan SIPUU, jumlah pengguna SIPUU yang belum sepenuhnya puas masih cukup besar yakni 38,5%. Dengan demikian masih terbuka ruang yang cukup besar untuk perbaikan layanan SIPUU guna meningkatkan kepuasan para user.

Data hasil survey juga menunjukkan bahwa sebagian besar responden menganggap layanan SIPUU perlu diperbaiki.  Secara spesifik sebanyak 64% responden menyarankan setiap peraturan perundang-undangan yang dimuat dalam SIPUU perlu dilengkapi dengan abstraksi. Sedangkan, 199 responden memberikan masukan/saran mengenai berbagai hal lain yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kualitas SIPUU.

Menindaklanjuti masukan/saran hasil survey tersebut ketiga Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan dan Kepala Pusat Data dan Informasi menyusun rencana perbaikan tampilan data dan retrieval SIPUU dan menyepakati beberapa upaya perbaikan tampilan data dan retrieval SIPUU. Disepakati, bahwa sebagian kegiatan perbaikan dapat dilakukan dalam jangka waktu singkat, sedang sebagian kegiatan lainnya membutuhkan persiapan yang lebih panjang terkait dengan proses pengambilan keputusan maupun ketersediaan SDM dan anggaran pembiayaannya.  Berdasarkan kesepakatan tersebut maka kegiatan perbaikan yang dapat segera dilakukan ditetapkan sebagai bagian dari program Quick Wins.

Perbaikan SIPUU yang dihasilkan adalah sebagai berikut:

1) Penyeragaman format otentifikasi naskah PUU
Otentifikasi adalah pembubuhan tanda tangan pejabat yang berwenang di lingkungan Sekretariat Kabinet untuk menyatakan bahwa sebuah salinan dokumen PUU telah disalin sesuai dengan aslinya.  Naskah asli PUU disimpan sebagai dokumen negara, dalam SIPUU yang dimuat adalah salinannya.  Oleh karena itu naskah PUU yang dimuat dalam SIPUU perlu mencantumkan otentifikasi pada halaman terakhirnya.Selama ini ditemukan bahwa cara pencantuman tanda tangan otentifikasi di SIPUU berbeda-beda.  Perbedaan tersebut menimbulkan keraguan bagi pengguna salinan naskah tersebut atas keaslian naskah yang bersangkutan dan dengan demikian, atas kebenaran isinya.  Untuk itu diperlukan penyeragaman format otentifikasi.  Penyeragaman tersebut dilakukan dengan pencantuman “ttd” pada naskah teks peraturan perundang-undangan dan lampirannya yang dimuat dalam SIPUU (kecuali pengesahan perjanjian/ratifikasi). format tersebut mulai diterapkan bagi PUU yang terbit tanggal 1 Juli 2012 dan sesudahnya.

Data otentifikasi yang telah diperbaiki antara tanggal 1 Juli 2012 sampai dengan tanggal 31 Juli 2012  adalah sebagaimana tergambar dalam Tabel 2.  berikut:

Tabel. 2    Data otentifikasi yang telah diperbaiki antara tanggal 1 Juli 2012 s/d  31 Juli 2012

No

Jenis

Jumlah s/d 31 Juli 2012

Nomor PUU

1. Peraturan Presiden enam Perpres Nomor 65, 66,67,68,69,70 Tahun 2012
2. Keputusan Presiden satu Keppres Nomor 22 Tahun 2012
3. Instruksi Presiden satu Inpres Nomor 7 Tahun 2012
2) Penyeragaman penyampaian softcopy naskahBeberapa keluhan terhadap isi SIPUU adalah mengenai  format naskah dalam SIPUU yang berubah dari format naskah aslinya, bahkan sebagian formatnya menjadi tidak tertata.  Juga muncul keluhan bahwa kolom abstraksi yang tersedia tidak ada isinya.  Pengguna juga berharap dapat terbantu dengan pemutakhiran informasi mengenai status suatu peraturan perundang-undangan, apakah telah diubah atau bahkan sudah dicabut.

Pembenahan untuk mengatasi hal itu dilakukan mulai dari menyepakati kembali jenis informasi yang dimuat dalam SIPUU, format naskah PUU dan prosedur penyampaiannya.

Disepakati bahwa penyampaian softcopy naskah peraturan perundang-undangan kepada Pusdatin dilakukan melalui alamat email setkabpuu@gmail.com dalam bentuk format doc (bukan RTF atau PDF) dan dilengkapi dengan abstraksi (berupa uraian singkat mengenai maksud tujuan PUU) serta status PUU. Prosedur tersebut berlaku mulai tanggal 1 Juli 2012.

Hasil perbaikan abstraksi PUU adalah sebagaimana tergambar dalam Gambar 1. berikut:

Gambar 1 Contoh SIPUU Abstraksi PUU

Hasil pemutahiran status PUU adalah sebagaimana terlihat dalam Gambar 2.berikut:

Gambar 2. Contoh Pemutahiran Status PUU

3) Peningkatan kapasitas bandwithPengguna mengeluhkan respons SIPUU yang kadang-kadang lamban.  Dari hasil pengamatan Pusdatin, ini terutama terjadi pada puncak kesibukan jam kerja.  Untuk itu, Pusdatin menambah jaringan untuk mempermudah mengakses data dalam SIPUU, dengan melakukan peningkatan kapasitas bandwidth dari 20 GB menjadi 30 GB
4) Koreksi naskah PUU yang tidak lengkap atau salahBeberapa naskah peraturan perundang-undangan tidak dimuat lengkap, misalnya tidak dilengkapi naskah lampiran, atau naskah yang dimuat berbeda dengan judul dalam daftar SIPUU, atau bahkan terjadi typing eror yang menganggu makna substansi aturan.  Untuk mengkoreksi naskah yang demikian dan mencegah berulangnya kesalahan yang sama, maka disepakati, ke depan, dalam rangka pemuatan peraturan baru perlu dipertimbangkan membentuk quality control systemyang lebih baik.  Sedangkan untuk naskah yang saat ini telah dimuat dalam SIPUU perlu diperbaiki secara bertahap.

Untuk koreksi tahap pertama, ketiga Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan  melakukan ricek dan perbaikan data SIPUU baik teks peraturan perundang-undangan maupun lampirannya yang terbit dalam periode tanggal 24 Mei 2011 s.d 1 Juli 2012. Tanggal 24 Mei 2012 dipilih dengan pertimbangan bahwa pada tanggal tersebut Asdep Perancangan PUU mulai berfungsi efektif dengan dilantiknya para Asdep yang bersangkutan berdasarkan struktur baru organisasi Sekretariat Kabinet yang diatur dalam Perpres Nomor 82 Tahun 2010 tentang Sekretariat Kabinet.

Pusdatin melakukan perbaikan data peraturan perundang-undangan sesuai koreksi yang disampaikan oleh Asisten Deputi Bidang Perancangan Perundang-undangan.

Data PUU yang terbit antara tanggal 24 Mei 2011 s/d 31 Juli 2012 dan telah dikoreksi adalah sebagaimana terlihat dalam Tabel 3. berikut:

Tabel 3.    Data yang telah dikoreksi terbit antara tanggal
24 Mei 2011 s/d 31 Juli 2012

No

Jenis

Jumlah

1. Peraturan Presiden

134

2. Keputusan Presiden

46

3. Instruksi Presiden

14

Total

194

B. Program Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Administrasi Kepangkatan dan Pensiun PNS Yang Menjadi Kewenangan PresidenProgram bidang peningkatan kualitas pelayanan administrasi kepangkatan dan pensiun PNS Golongan IV/c ke atas yang menjadi kewenangan Presiden dilaksanakan oleh Biro Administrasi Aparatur, Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet.
1. Tugas dan Fungsi Biro Administrasi Aparatur Berdasarkan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011, Biro Administrasi Aparatur mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan dan jabatan lainnya, pengurusan administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun pejabat dan/atau pegawai negeri sipil pusat dan daerah, serta penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden atau memerlukan persetujuan Presiden.

Dalam melaksanakan tugas dimaksud, Biro Administrasi Aparatur menyelenggarakan fungsi:

a. penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan, jabatan pada badan usaha milik negara, dan jabatan lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden;
b. penyelenggaraan dan pengadministrasian kenaikan pangkat pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden;
c. penyelenggaraan dan pengadministrasian pemberhentian dan pensiun pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden;
d. penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden;
e. penyelenggaraan koordinasi dengan lembaga/instansi/ unit/pihak yang berkepentingan, baik di dalam maupun di luar Sekretariat Kabinet dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Biro Administrasi Aparatur; dan
f. pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Deputi Bidang Administrasi.
Biro Administrasi Aparatur terdiri dari:

  1. Bagian Mutasi Jabatan;
  2. Bagian Kepangkatan;
  3. Bagian Pemberhentian dan Pensiun;
  4. Bagian Administrasi Umum; dan
  5. Kelompok Jabatan Fungsional
Tugas dan fungsi masing-masing Bagian pada Biro Administrasi Aparatur adalah sebagai berikut:

  1. Bagian Mutasi Jabatan mempunyai tugas melaksanakan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan, dan jabatan lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden, penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden.
  2. Bagian Kepangkatan mempunyai tugas melaksanakan administrasi kenaikan pangkat, penetapan alih status anggota Tentara Nasional Indonesia atau anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia menjadi pegawai negeri sipil atau pengangkatan pegawai negeri sipil pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden.
  3. Bagian Pemberhentian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan administrasi pemberhentian dan pensiun pegawai negeri sipil pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden.
  4. Bagian Administrasi Umum mempunyai tugas melaksanakan penatausahaan persuratan, penyajian data, reproduksi dan ekspedisi yang berkaitan dengan pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan, kepangkatan, pemberhentian dan pensiun pegawai negeri sipil serta administrasi kepegawaian lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden.

Struktur organisasi Biro Administrasi Aparatur dapat dilihat dalam Gambar 3. Berikut:

Gambar. 3 Struktur Organisasi Biro Administrasi Aparatur

 

2. Langkah Kerja  Penyiapan dan Pengadministrasian Kenaikan Pangkat dan Pensiun PNS
Penyelenggaraan dan pengadministrasian kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun pejabat dan/ atau Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah yang wewenang penetapannya berada di tangan Presiden dilaksanakan melalui kegiatan penyiapan rancangan Keputusan Presiden terkait kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun bagi PNS golongan IV/c ke atas.Langkah kerja penyiapan rancangan Keputusan Presiden tentang kepangkatan, pemberhentian pensiun, adalah sebagai berikut:

  1. Adanya data usulan dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan atau Daerah/Instansi Pengusul. Data usulan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam database kepegawaian, pengolahan data selanjutnya menunggu pertimbangan BKN.
  2. Apabila pertimbangan teknis BKN telah terbit, namun usulan belum diterima maka usulan tidak dapat diproses lanjut, sehingga Sekretariat Kabinet berkoordinasi dengan BKN dan Instansi Pengusul untuk melengkapi usulannya.
  3. Melakukan penelitian dan analisis terhadap usulan baik mengenai jabatan maupun kepangkatan dan pensiun dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan atau Daerah/Instansi Pengusul, secara administratif sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
  4. Apabila usulan dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan atau Daerah/Instansi Pengusul tersebut tidak sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, maka dilakukan langkah-langkah koordinatif guna penyelesaian dan perbaikannya.
  5. Apabila berdasarkan penelitian, usulan dari Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan atau Daerah/Instansi Pengusul tersebut telah sesuai dengan ketentuan perundang-undangan atau telah memenuhi persyaratan, maka segera disiapkan Rancangan Keputusan Presiden untuk diajukan kepada Presiden guna penetapannya.
  6. Naskah rancangan yang telah mendapatkan penetapan dari Presiden, dibuatkan salinan dan petikan yang selanjutnya disampaikan kepada  pejabat yang bersangkutan melalui pimpinan instansi  masing-masing.

Penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden dan penyelenggaraan koordinasi dengan lembaga/instansi/unit/pihak yang berkepentingan, baik di dalam maupun di luar Sekretariat Kabinet

Pelaksanaan kegiatan penyelenggaraan tugas dan fungsi tersebut adalah memberikan dukungan penyelesaian penyelenggaraan dan pengadministrasian pengangkatan dan pemberhentian dalam dan dari jabatan negeri, jabatan pemerintahan, dan jabatan lainnya, pengurusan administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian dan pensiun pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil pusat dan daerah, serta penyiapan dan penyelesaian administrasi lainnya bagi pejabat pemerintah atau pejabat lainnya yang wewenang penetapannya berada di tangan atau memerlukan persetujuan Presiden, antara lain penatausahaan persuratan beserta pertimbangan teknis dari Badan Kepegawaian Negara, pengiriman dan distrubusi Keputusan Presiden, pengelolaan kearsipan, pemenuhan kebutuhan alat tulis kantor, dan tugas lainnya dalam rangka memberikan dukungan teknis pelaksanaan tugas biro.

 3. Uraian Pelaksanaan Program Quick Wins Bidang Peningkatan Kualitas Pelayanan Administrasi Kepangkatan dan Pensiun PNS Yang Menjadi Kewenangan PresidenSecara lebih rinci pelaksanaan program Quick Wins bidang peningkatan kualitas pelayanan administrasi kepangkatan dan pensiun PNS yang menjadi kewenangan Presiden diuraikan sebagai berikut:
  a. Penyusunan Standar Pelayanan/Standar Operasional Prosedur (SP/SOP)Berdasarkan buku Standar Pelayanan Unit Kerja  di Lingkungan Sekretariat Kabinet Tahun 2009, terdapat 2 Standar Pelayanan pada Biro Administrasi Aparatur, yaitu:

  1. Standar Pelayanan Penyelenggaraan Administrasi Keputusan Presiden tentang Pengangkatan dan Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Jenjang Utama;
  2. Standar Pelayanan Penyelenggaraan Administrasi Keputusan Presiden tentang Kenaikan Pangkat, Pemberhentian dan Pensiun Pegawai Negeri Sipil Pangkat Pembina Utama Muda (Golongan Ruang IV/c) Ke Atas.

Sehubungan dengan perkembangan pelaksanaan tugas dan fungsi di Biro Administrasi Aparatur, dipandang perlu untuk memecah standar pelayanan terkait kenaikan pangkat pemberhentian dan pensiun PNS Gol. IV/c ke atas menjadi 2 standar pelayanan, sehingga secara keseluruhan jumlah SP menjadi 3 buah, yaitu:

  1. Standar Pelayanan Penyelenggaraan Administrasi Keputusan Presiden tentang Pengangkatan dan Pembebasan Sementara Jabatan Fungsional Jenjang Utama.
  2. Standar Pelayanan Penyelenggaraan Administrasi Keputusan Presiden tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil Pangkat Pembina Utama Muda (Golongan Ruang IV/c) Ke Atas.
  3. Standar Pelayanan Penyelenggaraan Administrasi Keputusan Presiden tentang Pemberhentian dan Pensiun Pegawai Negeri Sipil Pangkat Pembina Utama Muda (Golongan Ruang IV/c) Ke Atas.

Tim Penyusunan Penyempurnaan Standar Pelayanan di Lingkungan Sekretariat Kabinet telah dibentuk berdasarkan Keputusan Deputi Bidang Administrasi Nomor Kep-39/Adm/IV/ 2012 tanggal 17 April 2012.

Sesuai dengan arahan hasil rapat intern Tim Penyusunan Penyempurnaan Standar Pelayanan di lingkungan Sekretariat Kabinet, diputuskan untuk dibuatkan juga SOP (Standard Operational Procedure) di masing-masing unit kerja di Sekretariat Kabinet.

Masing-masing unit kerja Eselon III di lingkungan Biro Administrasi Aparatur menyusun SOP yang diperlukan. Seluruhnya, terdapat 41 SOP yang sudah dibuat draftnya, dengan uraian sebagaimana terlihat dalam  dalam Tabel 3. berikut:

Tabel 3. Susunan draft SOP pada unit kerja Eselon III

No.

Unit kerja

Jumlah SOP

1.

Bagian Kepangkatan

4 SOP

2.

Bagian Pemberhentian dan Pensiun

5 SOP

3.

Bagian Mutasi Jabatan

24 SOP

4.

Bagian Administrasi Umum

8 SOP

Dikarenakan banyaknya SOP yang disusun, maka penyusunan SP tidak lagi diutamakan.  Pertimbangannya, 2 SP yang ada untuk saat ini masih dapat diberlakukan tanpa perlu memecahnya menjadi 3 SP. Draft 41 SOP tersebut telah diajukan kepada pimpinan untuk penetapannya.

b. Perbaikan Anjungan Layanan Mandiri  (ALM)Anjungan Layanan Mandiri (ALM) merupakan media yang terdapat di websitewww.setkab.go.id yang digunakan untuk memantau proses penyelesaian kenaikan pangkat dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas yang diajukan oleh pejabat Pembina kepegawaian.  Melalui ALM ini Pejabat Pembina Kepegawaian Kementerian/Lembaga/Daerah dapat mengecek sejauh mana proses penyelesaian usul kenaikan pangkat dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas di Sekretariat Kabinet.

Informasi yang ditampilkan dalam ALM yaitu data pegawai, data perubahan pangkat, data instansi/lembaga, data BKN, dan data Keppres.  Informasi data BKN akan muncul dalam ALM setelah BKN menyampaikan pertimbangan teknis kepada Presiden.  Data Keppres ditampilkan setelah RKeppres ditandatangani oleh Presiden.

Sebelum dilakukan pengembangan ALM, terlebih dahulu dilakukan survey untuk mendapatkan masukan dan saran dari pengguna ALM. Metodologi survey yang dilakukan adalah pemuatan questioner form pada halaman ALM situs  beralamat di www.simpeg.setkab.go.id.  Kegiatan survey dilaksanakan dari bulan Mei sampai dengan Juni 2012. Pengantar survey ALM adalah sebagaimana terlihat dalamGambar 4. berikut:

Gambar.4 Pengantar Survey ALM

Questioner disusun dalam bentuk enam petanyaan tertutup/pilihan dan satu pertanyaan terbuka.  Pertanyaan tertutup dimaksudkan untuk mengetahui perlunya ALM sebagai media informasi, kemudahan mengakses dan mengoperasikan ALM, kelengkapan informasi yang dimuat, kelengkapan petunjuk penggunaan serta kecepatan informasi yang ditampilkan.  Sedangkan pertanyaan terbuka dimaksudkan untuk mengundang masukan dan saran bagi perbaikan kualitas ALM.

Hasil questioner ditutup pada tanggal 20 Juni 2012, pukul 15.16 WIB, terdapat 357 responden yang mengisi questioner. Mayoritas responden ALM adalah Pelaksana Bidang Kepegawaian BKD Provinsi/Kabupaten/Kota (89%).  Hasil questioner terlihat dalam Gambar 5. sebagai berikut:

Gambar 5.  Hasil Questioner ALM


Adapun informasi yang didapat sebagai berikut:

  1. ALM masih sangat diperlukan sebagai media informasi perihal kenaikan pangkat dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas, dipilih oleh 100% responden;
  2. ALM mudah untuk diakses, dipilih oleh 88% responden;
  3. 19% responden menyatakan kurang puas terhadap kemudahan menggunakan ALM;
  4. Mengenai kelengkapan informasi yang ditampilkan dalam ALM, 21% responden menyatakan kurang puas;
  5. 84% responden merasa sangat puas terhadap kelengkapan petunjuk penggunaan ALM;
  6. Informasi yang ditampilkan dalam ALM cepat, dipilih oleh 85% responden.

Hasil lengkap survey adalah sebagaimana terlampir dalam Lampiran 3b.

  1. Perubahan tampilan ALM agar lebih informatif;
  2. Melengkapi informasi-informasi yang ditampilkan dalam ALM;
  3. Sosialisasi kepada pengguna ALM.

Perbaikan ALM berjalan seiring dengan pengembangan SIMPEG yang dilakukan secara swakelola bekerjasama dengan Pusat Data dan Informasi.

Hasil perbaikan ALM tersebut, sudah disiapkan ALM baru yang:

  1. lebih informatif dan simpel dengan menyerdehanakan tampilannya;
  2. Melengkapi informasinya sesuai dengan informasi yang dibutuhkan olehstakeholders;
  3. Dapat diakses oleh setiap PNS golongan IV/c ke atas dengan menggunakan baik Nomor Induk Pegawai (NIP) lama ataupun NIP baru (NIK nasional).

 

Penggunaan ALM yang baru dapat dilakukan setelah migrasi data dari Simpeg lama ke Simpeg yang baru selesai.

Tampilan ALM baru yang sudah dapat diakses dengan menggunakan Nomor Induk Kepegawaian yang berlaku nasional (18 digit) adalah sebagaimana terlihat dalam Gambar 6berikut:

Gambar 6. Tampilan ALM yang bisa diakses dengan NIP baru

Sosialisasi ALM dilakukan dengan memberikan demo pengoperasian ALM secara langsung kepada para pelaksana kepegawaian Kementerian/Lembaga/Daerah yang hadir dalam rangka menyampaikan usul kenaikan pangkat dan pensiun PNS Gol. IV/c ke atas ke Sekretariat Kabinet, dan dengan menempatkan satu unit ALM dalam bentuk monitor layar sentuh berukuran besar di lobby gedung Sekretariat Kabinet lantai I.

c.    Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) 

Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) PNS Golongan IV/c ke atas adalah sistem informasi yang mengelola administrasi kenaikan pangkat, pemberhentian, dan pensiun PNS Golongan IV/c ke atas. Sistem ini dikembangkan sejak tahun 2004 hingga tahun 2009.  SIMPEG dibangun guna mendukung Sekretariat Kabinet dalam penyelesaian dan administrasi kenaikan pangkat dan pension PNS golongan IV/c ke atas.  Output yang dihasilkan oleh SIMPEG adalah:

1)     Data/informasi PNS golongan IV/c ke atas yang diajukan kenaikan pangkat dan pensiun;

2)     Data/informasi surat pertimbangan teknis BKN tentang kenaikan pangkat dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas;

3)     Data/informasi yang dibutuhkan PNS dan pejabat pengelola kepegawaian pusat dan daerah dalam memantau sejauh mana proses penyelesaian:

a)    Administrasi kenaikan pangkat dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas;

b)    RKeppres tentang kenaikan pangkat dan pensiun PNS golongan IV/c ke atas,

melalui website www.setkab.go.id.

Dalam rangka penyempurnaan sistem ini, maka pada tahun 2012 dibentuk Tim Penyempurnaan Penyajian Data Kenaikan Pangkat, Pemberhentian, Pensiun Pegawai Negeri Sipil Golongan Ruang IV/c Ke Atas dengan Keputusan Deputi Bidang Administrasi Sekretariat Kabinet Nomor KEP.35/ADM/IV/2012, KEP.36/ADM/IV/2012, dan KEP.37/ADM/IV/2012, tanggal 2 April 2012. Tim bertugas melakukan:

1)     perubahan Tampilan Anjungan Layanan mandiri agar lebih lengkap dan lebih informatif; dan

2)     penyederhanaan proses pengelolaan data agar pemutakhiran data dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Adapun langkah-langkah yang telah dilakukan dalam Pengembangan SIMPEG adalah sebagai berikut:

1)     melakukan identikasi kebutuhan ulang dan melakukan perbaikan bisnis proses pengolahan data mulai dari mengumpulkan data, menginput data sampai dengan penyajian data agar menjadi lebih efisien;

2)     melakukan pengembangan sistem agar lebih mudah dalam melakukan updating/pemutahiran data dan tidak memakan waktu yang terlalu lama;

3)     perbaikan terhadap tampilan ALM agar lebih informatif dan simpel dengan menyerdehanakan tampilan sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholders,  baik dengan menggunkan NIP lama maupun NIP baru; dan

4)     melakukan migrasi data dari sistem yang lama ke sistem yang baru, diikuti dengan validasi agar data yang ditampilkan akurat.

Saat ini, penyempurnaan telah sampai pada tahap migrasi dan validasi data dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Selanjutnya, untuk memudahkan masyarakat dalam mendapatkan informasi, selain melalui Anjungan Layanan Mandiri pada website, informasi proses usulan Kenaikan Pangkat, Pemberhentian, dan Pensiun juga ditampilkan melalui monitor di lobi Gedung Setkab yang disiapkan Biro Umum. Sistem Informasi Kepegawaian yang dikembangkan terlihat dalam Gambar 7. berikut:

Gambar 7. Sistem Informasi Kepegawaian yang dikembangkan 

Sosialisasi SIMPEG hasil pengembangan dilakukan dengan memberikan bimbingan teknis kepada para operator di lingkungan Biro Administrasi Aparatur. Bimbingan teknis dilakukan sebanyak 2 (dua) kali, yaitu pada tanggal 26 April 2012 dan 18 Mei 2012 dalam bentuk presentasi dan uji coba langsung ke sistem yang baru.

C.   Program Bidang Peningkatan Pelayanan Hasil Sidang Kabinet dan/atau Rapat/Pertemuan Yang Dipimpin dan/atau Dihadiri Presiden/Wakil Presiden

                     Program Bidang peningkatan pelayanan hasil Sidang Kabinet dan/atau rapat/pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden/Wakil Presiden dilaksanakan oleh Deputi Bidang Persidangan Kabinet yang dibantu tiga Asisten Deputi yaitu Asisten Deputi Bidang Materi Persidangan, Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan, dan Asisten Deputi Bidang Hubungan Kemasyarakatan dan Kelembagaan.

       1.    Tugas dan Fungsi Deputi Persidangan Kabinet

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2010 tentang Sekretariat Kabinet yang ditindaklanjuti dengan Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet sebagaimana telah diubah dalam Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 4 Tahun 2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet, pada angka (1) disebutkan bahwa Deputi Bidang Persidangan Kabinet adalah unsur pelaksana sebagian tugas dan fungsi Sekretariat Kabinet di bidang persidangan kabinet yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Kabinet.

Deputi Bidang Persidangan Kabinet mempunyai tugas membantu Sekretaris Kabinet dalam :

  1. Penyelenggaraan, pengadministrasian dan pengelolaan sidang-sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden.
  2. Penyampaian publikasi dan pengoordinasian tindak lanjut hasil sidang, rapat atau pertemuan yang dipimpin atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden.
  3. Pengumpulan, pengolahan dan pelayanan informasi dan hubungan kemasyarakatan serta kelembagaan dan protokol yang terkait dengan kegiatan kabinet.

Dalam melaksanakan tugas tersebut, Deputi Bidang Persidangan Kabinet menyelenggarakan fungsi:

  1. Penyelenggaraan urusan administrasi dan penyiapan bahan-bahan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden;
  2. Penyusunan risalah dan pendokumentasian, pendistribusian dan publikasi hasil sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden;
  3. Penyelenggaraan urusan pendokumentasian hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden;
  4. Penyelenggaraan hubungan kemasyarakatan dan kelembagaan yang berkaitan dengan kegiatan kabinet;
  5. Penyelenggaraan  protokol persidangan dan kegiatan Sekretaris Kabinet; dan
  6. Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris Kabinet.

Dalam membantu Deputi Bidang Persidangan Kabinet melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas dibantu Asdep Bidang Materi Persidangan, Asdep Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan, dan Asdep Bidang Hubungan Kemasyarakatan dan Kelembagaan melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana diatur dalam Pasal 206, Pasal 207, Pasal 221, Pasal 222, Pasal 236, dan Pasal 237 Perseskab Nomor 1 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Kabinet. 

Sebagai unsur pelaksana sebagian tugas Sekretariat Kabinet di bidang persidangan kabinet, khususnya dalam penyelenggaraan, pengadministrasian dan pengelolaan sidang-sidang kabinet maupun rapat atau pertemuan yang dipimpin atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, maka pelaksanaan tugas ini mengacu pada:

  1. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 172 Tahun 1967 tentang Tata Persidangan Kabinet Ampera;
    1. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 104 Tahun 2004 tentang Pengambilan Kebijakan Di Tingkat Kementerian Dan Lembaga Pemerintah Non Departemen;
    2. Surat Edaran Sekretaris Kabinet Nomor B. 436/Seskab/VII/2012 tentang hari Kamis sebagai agenda rutin acara Sidang Kabinet.

     2.    Langkah  Penyelenggaraan, Pengadministrasian, dan Pengelolaan Sidang Kabinet

Langkah yang dilakukan dalam penyelenggaraan, pengadministrasian, dan pengelolaan sidang-sidang kabinet tersebut sebagai berikut:

  1. Sekretaris Kabinet menginformasikan kepada Deputi Bidang Persidangan Kabinet tentang rencana penyelenggaraan sidang kabinet, rapat maupun pertemuan;
  2. Deputi Bidang Persidangan Kabinet secara hirarkis sampai dengan kepada staf, menginformasikan rencana penyelenggaraan sidang kabinet, rapat maupun pertemuan tersebut yang disertai dengan petunjuk;
  3. Staf melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya masing-masing dan melaporkannya secara hirarkis sampai dengan kepada Deputi Bidang Persidangan Kabinet, tentang kesiapan dan pelaksanaan penyelenggaraan sidang kabinet, rapat, maupun pertemuan, yang meliputi :

1)     pembuatan undangan;

2)     penyampaian undangan;

3)     konfirmasi peserta;

4)     penyusunan acara;

5)     penyusunan denah tata tempat;

6)     penyiapan bahan wicara;

7)     penyusunan laporan tentang persiapan penyelenggaraan;

8)     penyiapan tempat/ruang penyelenggaraan;

9)     pengecekan alat-alat kelengkapan (sound system, laptop, alat perekam, dsb);

10)  penerimaan peserta;

11)  pembagian bahan sidang di tempat/ruang sidang;

12)  perekaman dan pencatatan jalannya sidang;

13)  pembuatan transkripsi, risalah, dan arahan dan petunjuk Presiden;

14)  pendistribusian risalah;

15)  pendokumentasian hasil-hasil sidang;

16)  penyebaran luasan hasil-hasil sidang;

17)  penyebarluasan hasil-hasil sidang melalui media komunikasi (website).

  1. Deputi Bidang Persidangan Kabinet melapor kepada Sekretaris Kabinet tentang seluruh persiapan yang telah dilaksanakan dalam penyelenggaraan sidang kabinet, rapat maupun pertemuan;
    1. Bilamana terdapat perubahan pelaksanaan sidang kabinet, rapat maupun pertemuan baik tanggal, jam, tempat, peserta, dan sebagainya, maka secara hierarki Deputi Bidang Persidangan Kabinet menginformasikan hal tersebut;

f.Dalam hal perubahan (tanggal, jam, tempat, dan peserta, dsb) yang disampaikan kepada Deputi Bidang Persidangan Kabinet, maka Deputi Bidang Persidangan Kabinet meneruskannya atau melaporkannya kepada Sekretaris Kabinet.

3.  Uraian Pelaksanaan Program Quick Wins Bidang Peningkatan Pelayanan Hasil SidangKabinet dan/atau Rapat/Pertemuan Yang Dipimpin dan/atau Dihadiri Presiden/Wakil Presiden

Berikut uraian secara lebih rinci tentang peningkatan pelayanan hasil Sidang Kabinet dan/atau Rapat/Pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri Presiden/Wakil Presiden.

  1. a.    Penyusunan  Standar Pelayanan/Standar Operasional Prosedur (SP/SOP) 

Penyusunan SP/SOP dimulai dengan terlebih dahulu membentuk Tim Penyusun SP Kedeputian Persidangan Kabinet yang dilaksanakan pada tanggal 5 Januari 2012 dengan tugas mengevaluasi SP yang telah ada. Dalam perkembangan selanjutnya, Tim  ini kemudian dikuatkan menjadi Tim Penyusunan Penyempurnaan Standar Pelayanan di Lingkungan Sekretariat Kabinet berdasarkan Keputusan Deputi Bidang Administrasi Nomor Kep-39/Adm/IV/2012 tanggal 17 April 2012.

Di dalam Peraturan Sekretaris Kabinet Republik Indonesia Nomor 1/RB Tahun 2011 tentangRoad Map Birokrasi Sekretariat Kabinet Republik Indonesia disebutkan bahwa salah satu keluaran dari program dan kegiatan peningkatan kualitas  pelayanan sidang kabinet yaitu 2 (dua) SP:

1)      SP Penyelenggaraan Sidang Kabinet;

2)     SP Pelayanan Dokumentasi, Pengolahan Data Hasil Sidang, dan Guntingan Berita.

Ketika mengevaluasi ke 2 (dua) SP lama ini diketahui bahwa terdapat ketidaktepatan khususnya dalam menentukan kegiatan yang harus dibuatkan SP. Standar Pelayanan hanya diperlukan untuk kegiatan pelayanan kepada stakeholder (pemangku kepentingan) di luar Sekretariat Kabinet.  Kegiatan pelayanan yang sifatnya terbatas pada kegiatan internal atau tidak melibatkan stakeholder  di luar Sekretariat Kabinet prosedur pelaksanaannya cukup diatur dengan SOP.

Penyelenggaraan Sidang Kabinet yang kegiatannya meliputi persiapan dan pelaksanaan sidang, hanya terbatas pada kegiatan internal, seperti,  pembuatan dan pendistribusian undangan, pelaksanaan konfirmasi kehadiran, penyusunan acara dan denah tata tempat, penyusunan acara, dan penerimaan peserta sidang/rapat, dipandang cukup dibuatkan SOP. Begitu juga halnya dengan pelayanan dokumentasi, pengolahan data hasil sidang, dan guntingan berita yang dalam prakteknya lebih banyak bersifat internal, prosedur pelaksanaannya  juga cukup dalam bentuk SOP.

Langkah berikutnya dilakukan rapat-rapat koordinasi internal di lingkungan Kedeputian Persidangan Kabinet yang menghasilkan susunan 1 (satu)  buah draft SP baru yaitu draf SP Permohonan Salinan Risalah Sidang Kabinet, Rapat dan Pertemuan. Draf SP ini dibuat dengan dasar pemikiran bahwa permohonan salinan risalah sidang kabinet, rapat maupun pertemuan berkaitan dengan pelayanan kepada para stakeholder yang berada di luar Sekretariat Kabinet yaitu para Menteri dan para Ketua/Kepala Lembaga, dsb. Draf SP ini telah mendapat persetujuan dari Deputi Bidang Persidangan Kabinet dan telah disampaikan kepada Deputi Bidang Administrasi yang selanjutnya menunggu penetapannya oleh Sekretaris Kabinet.

  1. b.    Perubahan Tata Cara Penyusunan Bahan Wicara Sidang Kabinet

Perubahan tata cara penyusunan Bahan Wicara Sidang Kabinet dilakukan berdasarkan hasil evaluasi. Dalam evaluasi penyusunan Bahan Wicara yang telah ada, disimpulkan perlu adanya perubahan dalam mendefinisikan Bahan Wicara. Pada mulanya yang dimaksudkan dengan bahan wicara adalah  beberapa dokumen persiapan sidang yang terdiri dari memorandum persiapan penyelenggaraan sidang, daftar acara sidang, daftar peserta sidang, tata tempat, dan daftar kehadiran. Kini, Bahan Wicara bukan lagi berupa beberapa dokumen persiapan sidang melainkan berupa sebuah briefing sheet (lembar pengarahan), yaitu rangkuman berbagai bahan sidang dari Kementerian/Lembaga dan sumber lainnya guna disajikan kepada Presiden.

Perubahan pengertian Bahan Wicara membutuhkan penyesuaian dalam tata cara penyusunannya. Kini, Kementerian/Lembaga harus mengirimkan bahan sidang lebih awal karena diperlukan proses perangkuman materi sidang sebelum disajikan sebagai Bahan Wicara.

Semula, bahan sidang yang diterima tidak perlu diolah melainkan cukup diperbanyak untuk peserta sidang, sehingga lamanya waktu antara saat penyampaian bahan dan saat sidang bukan hal yang krusial.

Dalam pelaksanaannya, upaya menyusunan bahan wicara berupa briefing sheet, mengalami kendala-kendala yaitu sulitnya mendapatkan bahan-bahan sidang secara cepat dan tepat waktu dari Kementerian/Lembaga dan hal ini menyebabkan kurang maksimalnya penyusunan Bahan Wicara. Disamping itu, penyelenggaraan sidang yang secara mendadak juga merupakan kendala untuk dapat tersusunnya bahan wicara yang maksimal dan tepat waktu.

Dengan mempertimbangkan kendala-kendala di atas, tata cara baru penyusunan briefing sheet belum dilaksanakan menyeluruh saat ini. Tata cara baru penyusunan bahan wicara telah disosialisasikan secara terbatas kepada Kementerian/Lembaga. Saat ini, tata cara baru tersebut diujicobakan dengan cara meminta agar Kementerian/Lembaga mempersiapkan dan mengirimkan bahan-bahan sidang  ke Kedeputian Persidangan Kabinet lebih awal dari tanggal sidang yang diinformasikan.  Peningkatan ketajaman substansi materi setiap bahan wicara (briefing sheet) juga terus dilakukan.

Untuk mengetahui kepuasan peserta sidang terhadap tata cara penyusunan bahan wicara yang baru tersebut, dilakukan survey kepuasan pelanggan.

Survey kepuasan terhadap tata cara penyusunan bahan wicara sebagai bagian dari survey kepuasan penyelenggaraan sidang.  Dalam kuesioner survey kepuasan penyelenggaan sidang dimasukkan butir pertanyaan yang terkait dengan bahan wicara yaitu pertanyaan tertutup/pilihan yang dimaksudkan untuk mengetahui kepuasan responden atas pendistribusian materi dan penayangan materi sidang kabinet yang telah dilaksanakan. Survey ini ditujukan dan dikirimkan kepada para Menteri dan Eselon 1 di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet.

Hasil survey menunjukkan bahwa:

1)    92,86% responden berpendapat bahwa pendistribusian materi sidang/rapat telah dilakukan dengan baik;

2)    87,50% responden berpendapat bahwa penayangan materi sidang/rapat telah dilaksanakan dengan baik.

Hasil lengkap survey dapat dilihat dalam Lampiran 3.c.1

  1. c.     Perbaikan Tata Cara Penyusunan Transkripsi Sidang Kabinet

Evaluasi terhadap penyusunan transkripsi yang ada dilaksanakan melalui rapat internal di lingkungan Kedeputian Persidangan Kabinet. Berdasarkan evaluasi tersebut di peroleh kesimpulan bahwa perlu adanya perbaikan dalam tata cara penyusunan transkripsi sidang kabinet yang telah ada.

Perbaikan tata cara penyusunan transkripsi dimulai dengan terlebih dahulu merubah tata cara penyusunan transkripsi yang ada saat ini. Sejalan dengan perbaikan tata cara penyusunan transkripsi dilakukan juga perbaikan terhadap naskah transkripsi yaitu dengan cara memperbaiki format transkripsi, menyesuaikan/mengganti kata-kata asing (kata yang tidak umum/sulit dipahami) dengan kata yang menggunakan atau bersandar pada kaidah Bahasa Indonesia yang benar (Ejaan Yang Disempurnakan),  mencantumkan nama lengkap setiap pembicara serta dilaksanakannya pembagian tugas secara merata kepada staf untuk tercapainya target kecepatan dalam penyusunan transkripsi.

Pelaksanaan penyusunan transkripsi dengan format naskah dan tata cara penyusunan yang baru tersebut, setelah berjalan beberapa waktu dipandang perlu/dievaluasi kembali. Evaluasi kinerja penyusunan transkripsi dilaksanakan dengan cara membandingkan jumlah transkripsi dan tingkat kecepatan penyelesaian transkripsi yang ada saat ini dengan jumlah dan tingkat kecepatan penyelesaian transkripsi sebelumnya. Evaluasi kinerja penyusunan transkripsi ini pada akhirnya menghasilkan sejumlah saran perbaikan lebih lanjut.  Menindaklanjuti saran-saran tersebut dilakukan penyusunan draf SOP Penyusunan Transkripsi Sidang Kabinet.  Draft draf SOP Penyusunan Transkripsi Sidang Kabinet  telah diajukan kepada Deputi Bidang Persidangan Kabinet.

 

  1. d.     Perbaikan Tata Cara Penyusunan Risalah Sidang Kabinet

Evaluasi terhadap penyusunan risalah yang ada dilaksanakan melalui rapat internal di lingkungan Kedeputian Persidangan Kabinet. Berdasarkan evaluasi tersebut di peroleh kesimpulan bahwa perlu adanya perbaikan dalam tata cara penyusunan risalah sidang kabinet yang telah ada.

Evaluasi kinerja penyusunan risalah dilaksanakan dengan cara membandingkan jumlah dan tingkat kecepatan penyelesaian risalah yang ada saat ini dengan jumlah dan tingkat kecepatan penyelesaian risalah sebelumnya.

Perbaikan tata cara penyusunan risalah dimulai dengan terlebih dahulu menata mekanisme penyusunan risalah yang ada saat ini, khususnya dengan menata pembagian tugas penyelesaian penyusunan risalah agar tercapai peningkatan kecepatan penyelesaian risalah yang mengacu pada RKT. Disamping itu, perbaikan tata cara penyusunan risalah dilakukan pola dengan memperbaiki naskah risalah yaitu dengan cara:

1)    Setiap kata-kata asing (bahasa daerah/asing, tidak umum untuk didengar dan tidak baku dalam EYD) diganti dengan yang sesuai dengan EYD, sehingga mudah dipahami oleh penerima risalah;

2)    Format risalah dilengkapi dengan masukan dan saran dari Wakil Presiden, para Menko, para Menteri dan peserta sidang lainnya serta disusun secara berurutan sehingga memperlihatkan alur jalannya sidang kabinet, dimulai dari Pengantar Presiden sampai dengan arahan dan petunjuk Presiden.

Tata cara penyusunan risalah selanjutnya dibakukan sebagai SOP Penyusunan Risalah Sidang Kabinet.

Sosialisasi tata cara penyusunan risalah telah dilakukan kepada pejabat/pegawai di lingkungan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan Persidangan dengan cara menyosialisasikan draf SOP Penyusunan Risalah Sidang Kabinet dan telah dilaporkan kepada Deputi Bidang Persidangan Kabinet.

Setelah tata cara baru penyusunan risalah tersebut diterapkan untuk beberapa kali sidang/rapat, dipandang perlu untuk dilakukan survey terhadap kepuasan pengguna risalah.

Penyusunan survey kepuasan pengguna risalah telah dilaksanakan dengan memasukkan butir kuesionernya ke dalam survey Kepuasan Penyelenggaran Sidang Kabinet dan telah pula disebarluaskan.

Pada penyusunan survey kepuasan penyelenggaan sidang telah dimasukkan butir pertanyaan yang terkait  dengan Risalah Sidang Kabinet  yaitu apakah Risalah Sidang Kabinet telah digunakan sebagai acuan dalam pengambilan kebijakan.  Survey ini ditujukan dan dikirimkan kepada para Menteri dan Eselon 1 di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan Sekretariat Kabinet.

Hasil survey menunjukkan 83,33% responden berpendapat bahwa Risalah Sidang Kabinet telah digunakan sebagai acuan dalam pengambilan kebijakan.

Hasil lengkap survey dapat dilihat dalam Lampiran 3c.1

  1. e.     Perbaikan Tata Cara Penyusunan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP)

Evaluasi terhadap penyusunan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) yang ada dilaksanakan melalui rapat internal di lingkungan Asisten Deputi Bidang Pelaksanaan dan Pelaporan. Berdasarkan evaluasi tersebut di peroleh kesimpulan bahwa perlu adanya perbaikan dalam tata cara penyusunan APP sidang kabinet yang telah ada.

Perbaikan tata cara penyusunan APP dimulai dengan terlebih dahulu merubah mekanisme penyusunan transkripsi yang ada saat ini. Disamping itu, perbaikan tata cara penyusunan APP yang dilakukan terhadap naskah APP yaitu dengan cara memperbaiki format APP, yang semula berbentuk transkripsi menjadi bentuk poin-per poin, menyesuaikan/mengganti kata-kata asing (kata yang tidak umum/sulit dipahami) dengan kata yang menggunakan atau bersandar pada kaidah Bahasa Indonesia yang benar (Ejaan Yang Disempurnakan).

Evaluasi kinerja penyusunan APP dilaksanakan dengan cara membandingkan jumlah APP dan tingkat kecepatan penyelesaian APP yang ada saat ini dengan jumlah dan tingkat kecepatan penyelesaian APP sebelumnya. Evaluasi kinerja penyusunan transkripsi ini pada akhirnya menghasilkan draf SOP tentang Penyusunan Arahan dan Petunjuk Presiden pada Sidang Kabinet dan telah dilaporkan kepada Deputi Bidang Persidangan Kabinet. Contoh traskripsi, APP yang dimuat di website terlihat dalam Gambar 8. Berikut:

Gambar 8. Contoh Transkip yang dimuat di website

  1. f.       Perbaikan Tampilan Sistem Informasi Sidang Kabinet (SISKAB) 

              Sistem Informasi Sidang Kabinet (SISKAB) adalah merupakan sistem informasi yang mampu menyajikan informasi seputar Sidang Kabinet dan memberikan dukungan administrasi dalam penyelenggaraan Sidang Kabinet.

SISKAB dimaksudkan sebagai sarana pendukung bagi pimpinan dalam memperoleh data dan informasi sidang kabinet secara cepat, tepat, dan akurat dan memberikan dukungan dalam penyelenggaraan Sidang Kabinet.

Adapun tujuan dari SISKAB adalah :

1.    Memelihara dan mengamankan dokumen-dokumen negara, sehingga tetap terjaga dan terpelihara.

2.    SISKAB dibangun dalam rangka mendokumentasikan data-data sidang kabinet secara komputerisasi.

3.    Memudahkah dalam pencarian dan penemuan kembali data-data sidang, sehingga memberikan pelayanan informasi secara cepat dan tepat terhadap pimpinan.

4.    Dapat mendukung dalam proses penyelenggaraan sidang kabinet, sehingga berbagai informasi yang berkaitan dengan sidang kabinet, baik pada saat pra sidang maupun pasca sidang kabinet yang berupa putusan sidang dan informasi hasil sidang kabinet dapat disajikan dan diakses dengan cepat oleh para pengguna SISKAB.

Dalam grand design pengembangan information technology  (IT) Sekretariat Kabinet, SISKAB sebagai sebuah sistem yang berdiri sendiri direncanakan untuk dikoneksikan dengan sistem-sistem informasi lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet khususnya manjadi satu kesatuan infrastruktur tetap IT Sekretariat Kabinet.

Evaluasi terhadap SISKAB yang dilaksanakan dalam serangkaian rapat internal di lingkungan Kedeputian Persidangan Kabinet yang dilanjutkan dengan rapat koordinasi dengan Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Sekretariat Kabinet.

Dalam evaluasi SISKAB disimpulkan bahwa sebagian besar data informasi yang ada dalam SISKAB bersifat rahasia. Untuk itu SISKAB hanya boleh diakses oleh pejabat tertentu di lingkungan Sekretariat Kabinet melalui jaringan Local Area Network (LAN) yang ada di Sekretariat Kabinet.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka perencanaan awal bahwa seluruh informasi SISKAB secara utuh akan  semula dimuat dalam website Sekretariat Kabinet diubah, menjadi hanya sebagian informasi saja yang akan dimuat.  Dalam website yang akan dimuat adalah tajuk Informasi Persidangan Kabinet yang isinya hanya menginformasikan tentang jenis sidang/rapat/petemuan, agenda sidang, tempat dan waktu, peserta sidang dan pointers Pengantar Presiden.

Saat ini Informasi Persidangan Kabinet telah dapat diakses publik berbagai informasi terkait Persidangan Kabinet, sebagaimana terlihat dalam Gambar 9. berikut:

Gambar 9. Informasi Persidangan Kabinet

 

Untuk mengetahui kepuasan pengguna terhadap informasi yang tersedia dalam tajuk Informasi Persidangan Kabinet dilakukan survey kepuasan pengguna, dengan menyusun kuesioner yang diunggah dalam website Sekretariat Kabinet, sebagaimana terlihat pada Gambar 10. berikut:

Gambar 10. Survey Manfaat Informasi Sidang Kabinet

 

Hasil survey kepuasan pengguna Informasi Persidangan Kabinet adalah sebagai berikut:

1)    44% responden berpendapat bahwa pernah mengakses informasi persidangan kabinet;

2)    50% responden berpendapat bahwa pencarian informasi mengenai persidangan kabinet cukup mudah;

3)    42% responden berpendapat bahwa informasi sidang kabinet sudah lengkah;

4)    49% responden berpendapat bahwa informasi persidangan kabinet selalu up to date; dan

5)    65% responden berpendapat bahwa informasi persidangan kabinet bermanfaat.

Hasil lengkap survey dapat dilihat dalam Lampiran 3c.2

Sosialisasi terhadap Informasi Sidang Kabinet telah pula dilaksanakan kepada pejabat/pegawai di lingkungan Kedeputian Persidangan Kabinet.

 

BAB III

PENUTUP 

 

  1. A.   Kesimpulan

 

  1. Program Quick Wins Reformasi Birokrasi Sekretariat Kabinet yang dilaksanakan selama bulan Agustus 2011 s/d Juli 2012 meliputi:
    1. Penyusunan Standar Pelayanan di Bidang Perundang-undangan, Standar Pelayanan Bidang Kepangkatan dan Pensiun PNS, dan Standar Pelayanan Bidang Persidangan Kabinet;
    2. Perbaikan Sistem Informasi Peraturan Perundang-undangan (SIPUU);
    3. Perbaikan Anjungan Layanan Mandiri (ALM);
    4. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG);
    5. Perbaikan tata cara penyusunan bahan wicara Sidang Kabinet;
    6. Perbaikan tata cara penyusunan transkripsi Sidang Kabinet;
    7. Perbaikan tata cara penyusunan risalah Sidang Kabinet;
    8. Perbaikan tata cara penyusunan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP); dan
    9. Perbaikan tampilan Sistem Informasi Sidang Kabinet (SISKAB).
    10. Penyusunan Standar Pelayanan (SP) di Bidang Perundang-undangan, SP Bidang Kepangkatan dan Pensiun PNS, dan SP Bidang Persidangan Kabinet, dilakukan sebagai penyempurnaan terhadap SP yang telah ada, sehubungan dengan perubahan struktur organisasi, dan perubahan business process, sebagai berikut:
      1. SP Penyusunan Peraturan  Perundang-undangan telah selesai disusun oleh Deputi Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, Deputi Bidang Perekonomian, dan Deputi Bidang Kesejahteraan Rakyat. Tujuh buah Standar Operasional Prosedur  (SOP) bidang peraturan perundang-undangan telah disusun oleh Tim Penyusunan Penyempurnaan Standar Pelayanan. Tujuh SOP tersebut telah disetujui  oleh Deputi Bidang Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, Deputi Bidang Perekonomian, dan Deputi Bidang Kesejahteraan Rakyat.  Mengingat perancangan perundang-undangan dilakukan oleh tiga Asdep Bidang Perancangan Perundang-undangan, maka keseluruhan SOP yang disusun menjadi 21 SOP;
      2. SP Bidang Kepangkatan dan Pensiun PNS yang telah ada dipandang masih memadai, sehingga belum perlu diperbarui. Disusun 41 SOP oleh Tim Penyusunan Penyempurnaan Standar Pelayanan dan telah disetujui Deputi Bidang Administrasi;
      3. SP Bidang Persidangan Kabinet yang direncanakan disusun meliputi SP Penyelenggaraan Sidang Kabinet dan SP Pelayanan Dokumentasi, Pengolahan Data Hasil Sidang, dan Guntingan Berita. Namun mengingat sebagian besar substansi dalam kedua SP tersebut cukup dibakukan dalam bentuk SOP, maka SP yang disusun diubah menjadi  SP Permohonan Salinan Risalah Sidang Kabinet, Rapat dan Pertemuan. SP tersebut telah disetujui Deputi Bidang Persidangan Kabinet.
      4. Perbaikan Sistem Informasi Peraturan Perundang-undangan (SIPUU) dilakukan untuk memperbaiki tampilan SIPUU dan data retrieval SIPUU. Hasilnya telah disusun:
        1. Penyeragaman format otentifikasi naskah PUU;
        2. Penyeragaman penyampaian softcopy naskah;
        3. Peningkatan kapasitas bendwith dari 20 GB menjadi 30 GB;
        4. Koreksi naskah PUU yang tidak lengkap atau salah yang terbit antara tanggal 24 Mei 2011 s/d 31 Juli 2012.
        5. Perbaikan Anjungan Layanan Mandiri (ALM) dilakukan agar lebih informatif dan simple serta dapat diakses oleh setiap PNS golongan IV/c ke atas dengan menggunakan NIP lama maupun NIP baru.  Penyederhanaan  tampilan data meliputi data pegawai, data perubahan pangkat, data instansi/lembaga, data BKN, dan data Keppres.  Informasi data BKN akan muncul dalam ALM setelah BKN menyampaikan pertimbangan teknis kepada Presiden.  Data Keppres ditampilkan setelah RKeppres ditandatangani oleh Presiden.
        6. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) telah dilakukan dalam dua tahap.  Tahap pertama adalah penyempurnaan penyajian data kenaikan pangkat PNS golongan IV/c ke atas.  Sedangkan tahap kedua adalah penyempurnaan penyajian data pensiun PNS golongan IV/c ke atas.  Penyempurnaan telah sampai pada tahap migrasi dan validasi data dari sistem lama ke sistem yang baru.

6.    Perubahan Tata Cara Penyusunan Bahan Wicara Sidang Kabinet dilakukan untuk meningkatkan kegunaan Bahan Wicara bukan semata sebagai kumpulan dokumen persiapan sidang melainkan sebagai briefing sheet (lembar pengarahan), yaitu rangkuman berbagai bahan sidang dari Kementerian/Lembaga dan sumber lainnya guna disajikan kepada Presiden. Dengan perubahan tersebut, pengiriman bahan sidang dari Kementerian/Lembaga harus lebih awal guna  proses perangkuman materi sidang.

7.    Perbaikan Tata Cara Penyusunan Transkripsi Sidang Kabinet dilakukan dengan perbaikan format transkripsi, pencantuman nama setiap pembicara secara lengkap, dan mengganti ucapan peserta sidang yang tidak baku  dengan padanannya dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar serta menata ulang pembagian tugas kepada staf secara merata guna tercapainya target kecepatan dalam penyusunan transkripsi.

8.    Perbaikan Tata Cara Penyusunan Risalah Sidang Kabinet dilakukan dengan menata ulang mekanisme penyusunan risalah agar tercapai peningkatan kecepatan penyelesaian risalah,  memperbaiki naskah risalah dengan mengganti kata-kata asing dengan padanannya dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, dan melengkapi  format  risalah dengan masukan dan saran dari Wakil Presiden, Menteri, dan peserta sidang lainnya,  dengan susunan sesuai alur jalannya sidang kabinet, mulai dari Pengantar Presiden sampai dengan Arahan dan Petunjuk Presiden.

9.    Perbaikan Tata Cara Penyusunan Arahan dan Petunjuk Presiden (APP) dilakukan dengan mengubah mekanisme penyusunan transkripsi, dan memperbaiki format APP, yang semula berbentuk transkripsi menjadi bentuk pointers, serta  mengganti kata-kata yang tidak baku dengan padanannya dalam  bahasa Indonesia yang baik dan benar.

10. Sistem Informasi Sidang Kabinet (SISKAB) sebagai sebuah sistem yang semula berdiri sendiri, dikoneksikan dengan sistem-sistem informasi lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet menjadi satu kesatuan infrastruktur IT Sekretariat Kabinet.  Dengan memperhatikan kerahasiaan sebagian besar informasi dalam SISKAB, maka perbaikan tampilan SISKAB dalam website Sekretariat Kabinet dilakukan dengan memuat informasi yang tidak bersifat rahasia, yakni  tentang jenis sidang/rapat/pertemuan, agenda sidang, tempat dan waktu, peserta sidang, serta pointers Pengantar Presiden.

 

  1. B.   Saran

 

Beberapa saran yang dapat disampaikan terkait program percepatan (Quick Wins) Sekretariat Kabinet, sebagai berikut:

  1. Perlu segera menetapkan SP/SOP Peraturan Perundang-undangan, SP/SOP Bidang Kepangkatan dan Pensiun, dan SP Penyelenggaraan Sidang Kabinet, dengan Peraturan Sekretaris Kabinet;
  2. Perbaikan tampilan dan data SIPUU harus dilaksanakan secara terus menerus dan berkelanjutan baik terhadap peraturan perundang-undangan yang baru maupun peraturan perundang-undangan yang lama. Khusus untuk perbaikan peraturan perundang-undangan yang lama perlu dibentuk Tim untuk backdated pengisian abstraksi dan status peraturan perundang-undangan.
  3. Perlu adanya kerjasama yang baik antara ketiga Asisten Bidang Perancangan Perundang-undangan dengan Pusat Data dan Informasi dalam rangka monitoring dan evaluasi hasil perbaikan tampilan dan data retrieval SIPUU;
  4. Perlunya percepatan pengembangan Simpeg oleh Pusat Data dan Informasi dan untuk itu perlu didukung dengan peningkatan infrastruktur sistem/jaringan untuk Simpeg di Biro Administrasi Aparatur;
  5. Perlunya koordinasi dengan Badan Kepegawaian Negara untuk menggunakan database SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian) online;
  6. Sistem Informasi Sidang Kabinet (SISKAB) yang terkoneksi lewat jaringan LAN perlu segera dibenahi oleh Pusdatin, terutama terkait dengan keamanan data sidang sebagai informasi yang sangat rahasia;
  7. Agar Sistem Informasi SISKAB dapat pula diakses oleh para eselon I Sekretariat Kabinet dan pihak lainnya, perlu ada ketetapan Sekretaris Kabinet tentang hak akses terhadap informasi sidang tersebut.

Artikel lainnya :