Penggunaan Teknologi Video Conference Dalam Penyelenggaraan Sidang Kabinet/Rapat Terbatas

Oleh: Jeanne Anggun Yanibella Butar Butar

Penyebaran Coronavirus Disease of 2019 (COVID-19) akibat virus SARS-CoV-2 saat ini terjadi di hampir seluruh dunia. Di Indonesia sendiri, kasus COVID-19 pertama diumumkan oleh Presiden Joko Widodo pada tanggal 2 Maret 2020. Jumlah kasusnya terus bertambah dari hari ke hari hingga mencapai 20.162 kasus per tanggal 21 Mei 2020, dengan jumlah kesembuhan 4.838 jiwa dan angka kematian mencapai 1.278 jiwa.

Dalam upaya menghambat penyebaran Virus COVID-19, Presiden Joko Widodo pada tanggal 15 Maret 2020 mengimbau masyarakat Indonesia untuk melakukan gerakan #dirumahaja. Masyarakat diimbau untuk bekerja, bersekolah, hingga beribadah di rumah. Selain itu, Presiden juga meminta masyarakat untuk melakukan physical distancing atau #jagajarak saat berinteraksi.

Masa pandemi COVID-19 telah memberikan dampak yang besar terhadap berbagai aspek, termasuk dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Roda pemerintahan tidak boleh berhenti dan harus terus berjalan karena masyarakat menunggu berbagai kebijakan pemerintah. Presiden Joko Widodo memastikan bahwa pemerintahan tetap berjalan normal. Bahkan para menteri bekerja lebih keras karena tantangan terkait COVID-19 semakin besar.

Pelaksanaan Sidang Kabinet maupun Rapat Terbatas sebagai forum koordinasi tertinggi pada Kabinet Pemerintahan Presiden Joko Widodo dan Wakil Presiden Ma’ruf Amin saat ini juga ikut terpengaruh. Jika sebelumnya Sidang Kabinet dan Rapat Terbatas  dilakukan melalui pertemuan tatap muka, maka saat ini isu-isu krusial dalam pemerintahan baik terkait penanganan COVID-19 maupun masalah pemerintahan lainnya harus tetap dibahas dan diputuskan tanpa adanya pertemuan tatap muka langsung. Dengan dukungan teknologi yang ada, memungkinkan terselenggaranya Sidang Kabinet atau Rapat Terbatas secara virtual melalui video conference.

Sidang Kabinet melalui teknologi video conference pada masa pandemi COVID-19 ini, pertama kali dilakukan oleh Kabinet Kerja pada tanggal 16 Maret 2020. Para anggota kabinet dipertemukan di dalam sebuah ruang rapat virtual atau meeting room yang dikelola oleh Sekretariat Kabinet sebagai tuan rumah atau host. Dalam sidang kabinet virtual ini, Sekretaris Kabinet memiliki peran sentral untuk mengatur lalu lintas percakapan sehingga sidang kabinet atau rapat terbatas dapat berjalan dengan lancar.

Adanya teknologi video conference merupakan salah satu solusi penyelenggaran sidang kabinet dalam masa pandemi COVID-19. Berbeda dengan sidang kabinet secara tatap muka, melalui video conference ini para anggota kabinet dapat mengikuti rapat kapan dan di mana saja. Dalam sidang kabinet secara tatap muka, terkadang beberapa anggota kabinet tidak dapat hadir dikarenakan sedang melakukan kunjungan kerja. Namun, bila dilakukan secara virtual, sidang kabinet akan lebih efektif karena para peserta dapat tetap menghadiri rapat dari manapun mereka berada. Para anggota kabinet bisa mengikuti sidang kabinet virtual dimana saja, tidak harus berangkat ke tempat sidang kabinet biasa diselenggarakan, yakni Istana Kepresidenen Jakarta dan Istana Kepresidenan Bogor.

Selain lebih efektif,  penggunaan teknologi video conference juga membuat rapat lebih efisien dari segi waktu. Hal ini dapat dirasakan terlebih ketika beberapa peserta sidang kabinet merupakan perwakilan pemerintah daerah. Contohnya ketika Rapat Terbatas mengenai Pengarahan Presiden RI kepada Para Gubernur Menghadapi Pandemi COVID-19 tanggal 24 Maret 2020. Seluruh gubernur di Indonesia diundang untuk ikut dalam ratas tersebut. Karena dilakukan secara virtual, para gubernur tidak perlu datang ke Jakarta untuk dapat menghadiri ratas dan mendengarkan arahan dari Presiden RI. Mereka dapat mengikuti rapat dari tempat mereka masing-masing sehingga mereka mempunyai waktu lebih banyak untuk bisa fokus pada persiapan dan penanganan dampak sosial, ekonomi, dan kesejahteraan rakyat di daerah mereka masing-masing.

Kelebihan rapat secara video conference yang fleksibel dan dapat dilakukan kapan dan di mana saja membuatnya menjadi alternatif penyelenggaraan sidang kabinet di masa mendatang seusai masa pandemi COVID-19, saat ada peserta rapat yang tidak dapat hadir karena sedang melakukan kunjungan kerja misalnya.

Dalam penyelenggaraan rapat secara virtual, diperlukan teknologi agar para peserta rapat dapat saling berkomunikasi dan berkoordinasi secara baik, salah satunya adalah perangkat lunak aplikasi layanan konferensi video sebagai media komunikasi pertemuan jarak jauh. Sidang Kabinet sejauh ini sudah pernah menggunakan aplikasi ZOOM, Cisco Webex, dan CloudX. Ketiganya merupakan aplikasi terbuka. Dalam pemanfaatan aplikasi terbuka, perlu dipastikan faktor keamanannya. Aspek keamanan tersebut meliputi:

1. Keamanan Data. Data dan substansi yang disampaikan dalam Sidang Kabinet bersifat rahasia sehingga data dan lalu lintas informasi rapat virtual harus aman dan terenkripsi agar tidak rentan disusupi dan diakses oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
2. Keamanan Peserta. Perlu dipastikan bahwa yang ikut serta dalam sidang kabinet secara virtual hanyalah orang-orang yang diundang dalam rapat tersebut serta pihak-pihak yang berkepentingan.
3. Keamanan Jaringan. Sidang kabinet virtual membutuhkan jaringan yang aman untuk melindungi data serta mengurangi resiko menjadi korban serangan siber.

Tantangan lainnya adalah dari segi kekuatan jaringan. Salah satu kendala besar dalam pelaksanaan rapat virtual adalah akses internet yang lambat. Jaringan internet yang buruk akan membuat rapat terhambat, misalnya informasi dari pimpinan sidang kabinet (Presiden RI) tidak dapat terdengar jelas, sehingga dapat mengakibatkan rapat menjadi tidak efektif dan koordinasi tidak berjalan lancar.

Selain itu, pelaksanaan sidang kabinet secara virtual mengharuskan pihak penyelenggara (host) untuk mampu menguasai aplikasi dan peralatan yang digunakan agar penyelenggaraannya dapat berjalan dengan maksimal. Kesalahan manusia (human error) juga dapat menjadi salah satu penyebab terjadinya masalah gangguan dan kebocoran data.

Agar penyelenggaraan sidang kabinet secara virtual dapat berjalan dengan baik, permasalahan keamanan, kekuatan jaringan, serta kemampuan SDM dalam menguasai aplikasi dan peralatan pendukung perlu diperhatikan. Beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:

1. Dalam penyelenggaraan sidang kabinet virtual, disarankan menggunakan aplikasi yang memiliki fitur end-to-end encryption yang dapat diaktifkan pada saat rapat berlangsung untuk mencegah pihak ketiga mengakses data, serta dipastikan merupakan versi terbaru.
2. Aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk sidang kabinet virtual merupakan aplikasi berbasis cloud dimana server dikelola oleh perusahaan pengelola aplikasi atau pihak ketiga yang berada di luar Indonesia. Oleh karena itu, sebaiknya menggunakan aplikasi yang datanya dapat disimpan pada server Sekretariat Kabinet dan dikelola secara mandiri (on-premise). Jika hal tersebut belum memungkinkan, maka dapat menggunakan aplikasi yang pengelolaan servernya berada di Indonesia.
3. Badan Siber dan Sandi Negara serta Kementerian Komunikasi dan Informasi dapat segera membuat aplikasi video conference yang aman dan zero issues. Dengan menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri dan penyimpanan data pada server Sekretariat Kabinet (on-premise), tingkat keamanan dan kerahasiaan datanya dapat lebih terjamin. Aplikasi ini nantinya dapat diandalkan untuk mendukung penyelenggaraan sidang kabinet melalui video conference pada masa pandemi COVID-19 maupun setelahnya.
4. Hanya para peserta dan host yang boleh masuk ke dalam ruang rapat virtual. Untuk itu host harus memastikan bahwa tautan undangan dan kata kunci rapat didistribusikan secara aman kepada peserta dan tidak tersebar ke publik. Di samping itu, juga perlu dipastikan tidak ada orang lain yang tidak berkepentingan masuk ke ruangan atau melihat tampilan layar secara langsung. Oleh karena itu, perlu dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mengatur tentang persiapan serta penyelenggaraan sidang kabinet melalui video conference dan disampaikan kepada para peserta.
5. Jaringan dipastikan menggunakan jaringan internet terpercaya yang terenkripsi dan aman. Sangat disarankan untuk menggunakan jaringan yang sudah dilengkapi dengan perangkat atau aplikasi Virtual Private Network (VPN) resmi/berlangganan dan tidak menggunakan jaringan internet untuk publik atau bersama yang dapat dipakai oleh banyak pihak. Selain itu, video conference juga membutuhkan jaringan internet yang stabil dan bandwidth yang besar agar pembicaraan dapat berlangsung dengan lancar tanpa jeda atau lag yang mengganggu.
6. Kelancaran pelaksanaan sidang kabinet juga dipengaruhi oleh kemampuan host untuk menjalankan aplikasi rapat virtual. Oleh karena itu host harus mengerti fitur pengoperasian dan keamanan aplikasi. Tidak hanya menguasai aplikasi video conference, host juga harus dapat mengoperasikan peralatan yang dipakai. Untuk itu, host dapat dibantu oleh tim IT untuk mengantisipasi apabila terjadi gangguan pada aplikasi dan peralatan yang digunakan.