Cabut Surat Edaran, Menteri PAN-RB Kini Izinkan Penyelenggaraan Rapat di Luar Kantor

Menteri PAN-RB Yuddy Chrisnandi menjelaskan aturan rapat di luar kantor, di kantor Kementerian PAN-RB, Jakarta, Rabu (1/4)

Dalam rangka peningkatan efisien dan efektivitas kerja aparatur di lingkungan instansi penyelenggara pemerintahan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) pada tanggal 1 April 2015 telah menandatangani Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 tentang Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor.

Melalui Permen tersebut, Menteri PAN-RB meminta seluruh instansi pemerintah/pemerintah daerah menyusun petunjuk teknis beserta Standar Operasional Prosedur (SOP) mengenai tata kelola kegiatan dan tata cara pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor yang efektif dan efisien.

Dalam lampiran Permen ini disebutkan, pertemuan/rapat di luar kantor dengan menggunakan fasilitas hotel/villa/cottage/ resort dan/atau fasilitas ruang gedung lainnya yang bukan milik pemerintah dapat dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi kriteria:

1. Pertemuan yang memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus-menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor;

2. Tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/ instansi pemerintah di wilayah tersebut, sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor;

3. Lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.

“Pertemuan sebagaimana dimaksud memenuhi salah satu unsur peserta sekurang-kurangnya dihadiri oleh unsur Unit Kerja Eselon I lainnya dan/atau Pemerintah Daerah maupun masyarakat,” bunyi Permen tersebut.

Dalam Permen itu juga ditegaskan, pelaksanaan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas, yang dibuktikan berupa: a. Transkrip hasil rapat; b. Notulensi rapat dan/atau laporan; dan c. Daftar hadir peserta rapat.

“Dengan berlakunya peraturan ini (Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015), Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi  Nomor 11 Tahun 2014 tentang Pembatasan Kegiatan Pertemuan/Rapat di luar kantor dinyatakan dicabut dan tidak berlaku,” bunyi Pasal 4 Permen tersebut.

Permen tersebut berlaku sejak tanggal diundangkan, yaitu pada 1 April 2015, saat diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM Yasonna H. Laoly.

Selektif

Menteri PAN-RB Yuddy Chrinandi menjelaskan, Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 6 Tahun 2015 itu merupakan pedoman ini mengatur kriteria yang bersifat umum dan merupakan acuan bagi seluruh instansi penyelenggara pemerintahan.

“Rapat di luar kantor dapat dilaksanakan secara selektif dan harus memenuhi berbagai kriteria. Selain itu, harus memenuhi ketentuan akuntabilitas serta dimonitor dan diawasi,” ujar Yuddy dalam jumpa pers di Jakarta, Rabu (01/03).

Kepada seluruh pimpinan instansi pemerintah baik pusat maupun daerah, diminta menyusun petunjuk teknis beserta standar operasional prosedur (SOP) mengenai tata kelola kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor serta evaluasi pelaksanaannya yang efektif dan efisien.

Dijelaskan, peraturan ini mengatur semua kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, baik yang dibiayai APBN maupun APBD. Kegiatan ini terbagi dalam dua kelompok, yakni yang bersifat internasional yang diselenggarakan di dalam negeri, dan yang non internasional.

Kegiatan itu meliputi konsinyering, focus group discussion (FGD), pertemuan, rapat koordinasi, rapat pimpinan, rapat kerja, rapat teknis, workshop, seminar, symposium, sosialisasi dan bimbingan teknis. Adapun kelompok kedua meliputi penyelenggaraan sidang, konvensi, konferensi internasional, workshop, seminar, symposium, sosialisasi, bimbingan teknis sarasehan berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.

Untuk rapat di luar kantor yang dibiayai APBN dapat dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi setidaknya beberapa kriteria. Pertama, kegiatan dimaksud berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.

“Untuk pertemuan yang tidak berskala internasional,  harus memenuhi setidaknya satu kriteria sebagai berikut, yakni  memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor,” jelas Yuddy.

Selain itu, tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri /instansi pemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta, baik transportasi maupun waktu perjalanan.

“Untuk kegiatan non internasional ini, sekurang-kurangnya harus dihadiri oleh unsur unit kerja eselon I lain atau pemerintah daerah maupun masyarakat,” lanjut Yuddy.

Pertemuan atau kegiatan yang wajib dihadiri unsur eselon I lain, pemda atau masyarakat, kata Yuddy, harus dibuktikan dengan surat pernyataan keterbatasan sarana dan prasarana untuk penlenggaraan rapat di luar kantor, baik  milik sendiri maupun maupun milik instansi pemerintah lain dari penanggungjawab kegiatan.

“Setiap kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas. Hal itu dibuktikan dengan transkrip rapat, notulensi rapat dan/atau laporan, serta daftar hadir peserta rapat,” imbuhnya.

Untuk menunjang keberhasilan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, maka Sekjen, Sesmen, Sestama, Sekda diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata kelola kegiatan pertemuan rapat di luar kantor yang efektif dan efisien. Sedangkan unit pengawasan internal masing-masing instansi diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata cara pengawasan dan evaluasinya. (HUMAS MENPAN-RB/ES)