Arsip Sekretariat Kabinet: Definisi, Karakteristik, Jenis, dan Fungsinya

Oleh: Agil Iqbal Cahaya, S.AP., M.AB.

Arsip merupakan bagian paling penting dalam roda organisasi sebagai wujud bukti penyelenggaraan kinerja yang jelas, transparan, dan berkesinambungan. Sekretariat Kabinet (Setkab) sebagai lembaga kepresidenan, memiliki peran penting dalam menata, mengolah, dan menjaga agar arsip-arsip yang dihasilkan oleh Presiden dan Wakil Presiden maupun dari internal Sekretariat Kabinet dapat terdokumentasi menjadi informasi yang bernilai guna dalam merumuskan analisis permasalahan menjadi informasi yang bermanfaat dalam memutuskan kebijakan negara. Sekretariat Kabinet saat ini sedang menata secara bertahap penataan pengelolaan arsip di setiap unit kerja agar sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Progres ini membutuhkan dukungan dari segala aspek seperti sumber daya manusia (SDM) serta sarana dan prasarana yang memadai.

Permasalahan utama yang terjadi di banyak kementerian/lembaga (K/L) terkait arsip yaitu kurangnya sarana dan prasarana serta kurangnya dukungan pimpinan dalam membuat kebijakan kearsipan dan menetapkan anggaran dalam pengelolaan arsip serta menganggap arsip tidak berpengaruh penting dalam kinerja instansi. Hal ini menjadi perhatian Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) dalam menetapkan indeks arsip sebagai bagian dalam pencapaian penilaian reformasi birokrasi (RB). Di sisi lain, banyak unit kerja memiliki produktivitas arsip yang terus bertambah, namun pengelolaan arsip yang masih berantakan menyebabkan kinerja instansi akan menurun dan ketika arsip tidak dapat dikendalikan lagi, menyebabkan arsip penting menjadi hilang, rusak, dan berpotensi terjadi masalah hukum. Maka dari itu, penulis dalam artikel ini akan membahas mengenai definisi, karakteristik, jenis, dan fungsi arsip dari berbagai sumber.

Definisi
Definisi arsip atau pertinggal yaitu kumpulan warkat atau dokumen bersejarah (dalam media apa pun) atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), “arsip” memiliki pengertian dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi^[1]. Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut.

Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda, di antaranya adalah arsip harus autentik dan tepercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal-usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle of original order). Ada dua jenis arsip, yaitu arsip konvensional seperti arsip kertas, dan arsip media baru, seperti arsip film mikro, kaset, dan sebagainya. Secara etimologi kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda, archief, yang pada gilirannya diserap dari bahasa Prancis, archives, dan diucapkan sebagai /ʔɑr’ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Prancis ini. Pada awalnya, kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, “balai kota”.

Karakteristik
Sekretariat Kabinet memiliki karakteristik arsip yang berbeda dengan K/L lainnya, sesuai dengan tugasnya memberikan dukungan pengelolaan manajemen kabinet kepada Presiden dan Wakil Presiden dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip-arsip yang dihasilkan Setkab dalam menyelenggarakan fungsinya, antara lain:
1. Arsip Pengkajian dan pemberian rekomendasi atas rencana kebijakan dan program pemerintah;
2. Arsip Penyelesaian masalah atas pelaksanaan kebijakan dan program pemerintah yang mengalami hambatan;
3. Arsip Pemantauan, evaluasi, dan pengendalian atas pelaksanaan kebijakan dan program pemerintah;
4. Arsip Pengkajian dan pemberian rekomendasi atas rencana kebijakan kementerian/lembaga dalam bentuk peraturan menteri/kepala lembaga yang perlu mendapatkan persetujuan Presiden;
5. Arsip Penyampaian rekomendasi atas hasil pengamatan dan penyerapan pandangan terhadap perkembangan umum;
6. Arsip Penyiapan, pengadministrasian, penyelenggaraan, dan pengelolaan sidang kabinet, rapat, atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, penyiapan naskah bagi Presiden dan/atau Wakil Presiden, pelaksanaan penerjemahan, serta penyelenggaraan hubungan kemasyarakatan dan keprotokolan;
7. Arsip Penyelenggaraan dukungan teknis dan administrasi dalam pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian Jabatan Pimpinan Tinggi Utama, Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, dan Pejabat lainnya melalui Tim Penilai Akhir;
8. Arsip Penyelenggaraan pembinaan Jabatan Fungsional Penerjemah;
9. Arsip Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Kabinet;
10. Arsip Pemberian pelayanan dan dukungan administrasi perencanaan, keuangan, penyediaan sarana dan prasarana, pengelolaan barang milik negara, serta pelayanan dan dukungan administrasi lainnya di lingkungan Sekretariat Kabinet;
11. Arsip Pengumpulan, pengolahan, dan pemberian dukungan data dan informasi serta penyediaan sarana dan prasarana pengembangan teknologi informasi di lingkungan Sekretariat Kabinet;
12. Arsip Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan Sekretariat Kabinet; dan
13. Arsip Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden.

Jenis
Jenis arsip terbagi menjadi dua jenis yakni arsip statis dan arsip dinamis.

Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip statis yang dikelola oleh ANRI merupakan arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh pencipta arsip yaitu K/L/badan usaha milik negara (BUMN)/organisasi masyarakat/organisasi politik/perorangan.

Pengelolaan arsip statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh publik, antara lain, akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, dan layanan akses-pemanfaatan arsip. Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, arsip statis dikelola berdasarkan prinsip asal usul (principal of provenance) dan prinsip aturan asli (principal of original order).

Prinsip asal usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

Sarana temu balik arsip statis yang tersedia, antara lain:
– Daftar arsip statis: sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang-kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
– Inventaris arsip: sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).
– guide arsip: sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematik di lembaga kearsipan. Selain sarana temu balik arsip statis, ANRI juga melaksanakan kegiatan pemanfaatan arsip statis dalam bentuk penerbitan naskah sumber yang bersifat tematik sebagai referensi yang dapat digunakan para pengguna untuk mendapatkan informasi arsip statis secara mudah. Bentuk lain dari kegiatan pemanfaatan arsip statis, antara lain, pameran konvensional secara berkala dan pameran digital dalam bentuk penyajian arsip hari ini.

Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
– Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
– Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
– Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Kabinet yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:
1. Tata naskah dinas (TND), adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Kebijakan terbaru TND sedang dalam proses perancangan Peraturan Sekretaris Kabinet (Perseskab) Tata Naskah Dinas, yang sebelumnya masih menggunakan Perseskab Nomor 16 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas;
2. Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Kebijakan Sekretariat Kabinet yang mendukung yaitu Perseskab Nomor 7 Tahun 2022 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Sekretariat Kabinet.
3. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau badan usaha milik daerah (BUMD). Kebijakan Sekretariat Kabinet yang mendukung yaitu Perseskab Nomor 9 Tahun 2022 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Sekretariat Kabinet.
4. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis. Kebijakan Sekretariat Kabinet yang mendukung yaitu Perseskab Nomor 8 Tahun 2022 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Sekretariat Kabinet.

Kearsipan Sekretariat Kabinet sedang berproses memulai ke arah perbaikan dalam pengelolaan kearsipan yang dimulai dari 3 (tiga) pilar kebijakan kearsipan, pemenuhan SDM kearsipan, hingga sarana prasarana yang terus dilengkapi. Bagi seluruh pejabat dan pegawai Sekretariat Kabinet hendaknya mendukung dalam kegiatan pengelolaan arsip yang dimulai dari arsip pribadi, arsip aktif hingga arsip inaktif meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

——
*) Arsiparis Ahli Muda pada Pusat Data dan Teknologi Informasi, Setkab