Arsip Sekretariat Kabinet sebagai Sumber Informasi Dilihat dari Segi Keamanan Arsip

Oleh: Agil Iqbal Cahaya, S.AP., M.AB. *)

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut, maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Arsip sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup. Dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, bahwa keterbukaan informasi publik merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan badan publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan publik.  Sekretariat Kabinet juga telah mengatur regulasi terkait informasi yaitu Peraturan Sekretaris Kabinet Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2019 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Sekretariat Kabinet. Permohonan informasi berhak untuk meminta seluruh informasi yang berada di badan publik kecuali informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi dapat:

1. menghambat proses penegakan hukum;
2. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3. membahayakan pertahanan dan keamanan;
4. mengungkap kekayaan alam Indonesia;
5. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
6. merugikan kepentingan luar negeri;
7. mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seorang;
8. mengungkap rahasia pribadi;
9. memorandum atau surat-surat antarbadan publik atau intra badan publik yang menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas putusan komisi informasi dan/atau pengadilan; dan
10. informasi yang tidak boleh diungkap berdasarkan undang-undang.

Selain itu, badan Publik juga dapat tidak memberikan informasi yang belum dikuasai atau didokumentasikan.

Sekretariat Kabinet memiliki salah satu fungsi yang terkait penyiapan, pengadministrasian, penyelenggaraan, dan pengelolaan sidang kabinet, rapat, atau pertemuan yang dipimpin dan/atau dihadiri oleh presiden dan/atau wakil presiden, penyiapan naskah bagi presiden dan/atau wakil presiden. Kegiatan-kegiatan tersebut menghasilkan arsip yang memiliki peran yang sangat penting sebagai sumber informasi Kepresidenan. Arsip yang dihasilkan dalam kegiatan presiden seperti risalah rapat, foto, audio, video dan multimedia lainnya memiliki peran dalam pengambilan keputusan dalam kebijakan dan keputusan bagi negara serta bukti sejarah dalam proses pembangunan bangsa ini. Beberapa arsip bersifat rahasia dikarenakan menyangkut pertahanan dan keamanan negara.

Dalam Peraturan Sekretaris Kabinet Nomor 8 Tahun 2022 tentang Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Sekretariat Kabinet, yang dimaksud dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis yang selanjutnya disebut SKKAAD adalah sistem pengkategorian/penggolongan Arsip Dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perorangan. Klasifikasi Keamanan adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. Akses Arsip adalah ketersediaan Aarsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. Arsip Dinamis yang tercipta di lingkungan Sekretariat Kabinet diklasifikasikan menjadi empat tingkat/kategori, yaitu:

1. Biasa/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun.
2. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
3. Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro.
4. Sangat Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa.

Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program kegiatan berikutnya. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Peminjaman arsip sebagai informasi perlu dilaksanakan sesuai standar peminjaman arsip pada Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor  8  Tahun 2019 Tentang  Standar Pelayanan Arsip Statis Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Berikut beberapa contoh kegiatan yang digunakan sebagai sumber informasi di Sekretariat Kabinet seperti kegiatan Presiden dan Wakil Presiden yang bukan dikecualikan sebagai informasi, Peraturan-peraturan yang ada di Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH), dan informasi-informasi yang sudah tampil di website www.setkab.go.id, arsip-arsip tersebut dapat digunakan dan dimanfaatkan sebagai sumber informasi untuk organisasi maupun masyarakat.

—————————————-

*) Arsiparis Ahli Muda pada Pusat Data dan Teknologi Informasi, Setkab