Keprotokolan Efektif Berbasis BISA
Oleh: Thanon Aria Dewangga
Pendahuluan
Istilah protokol berasal dari bahasa Yunani yaitu protos dan kolla yang dalam arti harfiah mempunyai arti perekat yang pertama. Sedangkan menurut Ensiklopedia Britanica 1962 memberi definisi Protocol is a body of ceremonial rules to be observed in all written or personal official intercourse between the Heads of different States or their Ministers. It lays down the styles and titles of states, their Heads and Public Ministers and indicates the forms and customary courtessies to be observed in all international acts.
Kaidah keprotokolan yang terkandung pada intinya adalah mengatur tata cara hubungan antar negara yang diwakili oleh seseorang atau lembaga yang dianggap memiliki nilai kompetensi yang tinggi. Trygve Mathisen dalam bukunya The Methodology in the Study of International Relations yaitu semua aspek internasional dari kehidupan sosial manusia dalam arti semua tingkah laku manusia yang terjadi atau berasal di suatu negara dan dapat mempengaruhi tingkah laku manusia di negara lain.
Keprotokolan bukan merupakan suatu disiplin ilmu pengetahuan yang pasti, melainkan gabungan antara art dan science. Implementasi protokol merupakan formulasi dari berbagai macam disiplin ilmu serta peraturan-peraturan keprotokolan yang menaungi yang harmonis sehingga protokol tidak bersifat hitam di atas putih melainkan pelangi yang penuh warna-warni.
Praktik Protokol Di Indonesia
Diterbitkannya Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Protokol dan Undang-Undang Nomor Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan merupakan upaya untuk mencapai pengaturan protokol yang tumbuh dan berkembang berdasarkan nilai sosial dan budaya bangsa Indonesia agar tercipta tertib pengaturan pemberian penghormatan dan perlakuan terhadap seseorang yang berkedudukan sebagai Pejabat baik Negara maupun Pemerintahan, Tokoh Masyarakat serta penghormatan terhadap Lambang-lambang Kehormatan Negara.
Tata tempat sendiri yang dimaksud adalah tata urutan atau lebih banyak dikenal Order of Presedence yang pada hakekatnya mengandung unsur-unsur siapa yang lebih didahulukan atau siapa yang memperoleh hak prioritas dalam urutan. Orang dan instansi atau organisasi yang memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah orang dan instansi atau organisasi yang mendapatkan prioritas dikarenakan jabatan, pangkat dan derajat serta kedudukannya di dalam negara atau masyarakat dengan acuan aturan yang layak, etika, kepantasan, keindahan dan humanis.
Sedangkan tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara itu sendiri terdiri dari kelengkapan dan perlengkapan upacara untuk mendukung terselenggaranya suatu upacara yang dalam pelaksanaannya dihadiri baik oleh Pejabat Negara atau Pemerintahan, juga dihadiri oleh masyarakat yang tentunya mengatur juga perihal tata penempatannya.
Terakhir, tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat baik Negara atau Pemerintahan serta tokoh masyarakat tertentu dalam setiap event. Tata penghormatan sendiri meliputi tata cara pemberian hormat dan penyediaan kelengkapan sarana yang diperlukan untuk menunjang suksesnya suatu acara. Secara spesifik, tata penghormatan diberikan kepada seseorang atau kelompok dapat berupa pemberian tata tempat, pemberian penghormatan berupa bendera kebangsaan dan lagu kebangsaan, penghormatan jenazah bila meninggal dunia dan pemberian bantuan sarana yang diperlukan untuk melaksanakan acara.
Dinamika Dalam Praktik Keprotokolan
Fungsi protokol antara lain Ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi, terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib dan lancar, terciptanya pemberian perlindungan dan terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
Namun demikian, perubahan sistem ketatanegaraan, globalisasi dan demokratisasi memunculkan dinamika baru yang seharusnya diantisipasi oleh para praktisi protokol. Pengertian dan peranan protokol yang seharusnya sungguh luas dan penting, seringkali diimplementasikan mengacu pada kepentingan sepihak, sehingga memunculkan berbagai keluhan protokol menjadi penghambat jalur komunikasi.
Hal ini besar kemungkinan terjadi karena peran protokol lebih banyak bertumpu pada peraturan perundang-undangan yang ada dan juga kepentingan sepihak, kurang mengutamakan common sense.
Dinamika di atas, sebetulnya dapat diatasi dengan upaya-upaya bersama yang dilakukan secara terintegrasi sehingga protokol mendapatkan tempat yang baik di hati masyarakat dan selalu memberikan pelayanan prima kepada pimpinan.
Hambatan yang sering timbul adalah dinamika kegiatan, anggaran yang minim, kompetensi petugas protokol, sarana dan prasarana yang terbatas, tatacara yang selalu berubah serta sulitnya koordinasi dapat diselesaikan dengan baik.
Melalui reformasi birokrasi, khususnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi BIrokrasi 2015-2019 mengamanatkan 3 (tiga) sasaran dan 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi 2015-2019 Ketiga sasaran Reformasi Birokrasi adalah birokrasi yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan efisien; serta birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.
Dari 8 area perubahan dalam peraturan tersebut, untuk menuju manajemen perubahan culture set dan mind set, diperlukan langkah-langkah prioritas :
Penguatan tata laksana, yaitu dengan menyusun atau merevisi standar operasional keprotokolan yang dapat menjembatani kepentingan pimpinan dengan masyarakat;
Penguatan sumber daya manusia, yaitu dengan pendidikan dan latihan yang tepat agar lebih kompeten dan tidak cepat merasa puas diri;
Penguatan organisasi, yaitu dengan menyusun struktur ramping kaya fungsi yang berorientasi pada outcome.
Selain itu, diperlukan sentuhan atau terobosan yang dapat membuat pelayanan keprotokolan lebih efektif dengan berbasis BISA (Branding, Innovation, Synergy dan Accountability) :
Branding, selalu peka dan sensitif terhadap kegiatan pimpinan yang berorientasi kepada peningkatan branding sehingga muncul kesan positif dari masyarakat;
Innovation, menerima ide/masukan inovasi terhadap kegiatan-kegiatan serta mempermudah pelaksanaan kegiatan dengan memaksimalkan penggunaan IT;
Synergy, memberdayakan secara maksimal jejaring kerja baik horisontal maupun vertikal sehingga menumbuhkan sense of belonging terhadap pimpinan yang diberikan pelayanan;
Accountability, tidak sungkan untuk menerima kritik atau masukan dari semua pihak. Dengan demikian, seluruh petugas protokol akan mengedepankan aspek public accountability, tidak lagi government accountability.
Tuntutan globalisasi ternyata telah merubah tatanan kehidupan bernegara dan bermasyarakat sehingga jelas bahwa jalan keluar dari semua permasalahan yang ada adalah meningkatkan kemampuan manajerial serta peningkatan kesadaran masyarakat akan pentingnya keprotokolan. Kesuksesan praktik keprotokolan secara tidak langsung meningkatkan moral nasional agar segala sendi-sendi kehidupan bernegara dan bermasyarakat di negara kita ini dapat berlangsung sesuai dengan track-nya. Hans J. Morgenthau dalam Politic Among Nations menyebutkan bahwa kualitas pemerintah jelas merupakan sumber kekuatan atau kelemahan berkenaan dengan faktor yang terpenting di atas, yang mana kekuatan nasional terutama sekali bergantung pada pengaruh pemerintah menggiatkan sumber-sumber yang ada. Dengan demikian, bila seluruh sendi-sendi dapat berjalan dengan dijembatani praktik keprotokolan yang accountable diharapkan dapat melancarkan komunikasi antara masyarakat dengan pemimpinnya.
Penutup
Perkembangan dan dinamika kehidupan sosial dan politik kita saat ini, hendaknya disikapi dengan arif oleh seluruh lapisan, dan dijadikan tantangan untuk mencapi tujuan dengan mengedepankan prinsip-prinsip saling menghormati satu sama lain. Dalam persoalan keprotokolan, indikator keberhasilan saat sekarang sangat jelas dan dapat diukur, namun tentu hal tersebut harus dilakukan dengan bantuan masyarakat agar para praktisi protokol dapat lebih accountable. Kesuksesan itu antara lain tidak ada complain, tepat sasaran dan menimbulkan dampak positif bagi semua pihak.
Sudah menjadi tugas kita bersama untuk meningkatkan kesadaran akan tugas-tugas birokrat serta menunjukkan kualitas bagi para birokrat Indonesia secara umum yang tidak akan pernah terlepas dari aturan-aturan protokoler yang sebetulnya sangat lahiriah dan sudah dilaksanakan oleh seluruh masyarakat walaupun kurang dipahami serta pemahaman dari para birokrat bahwa tugas utama mereka adalah memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat selaku pemegang saham terbesar di Republik ini.
——————————-
Thanon Aria Dewangga, Staf Ahli Bidang Hukum dan Hubungan Internasional Sekretariat kabinet
