Pemberkasan Arsip Aktif

Oleh Humas Dipublikasikan pada 8 Februari 2024

Kategori: Opini

Dibaca: 9.412 Kali

Oleh: Agil Iqbal Cahaya, S.AP., M.AB. *)

Berkas adalah himpunan arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah. Adapun penataan berkas adalah kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistematis agar penemuan kembali informasi dengan cepat dan tepat dan mempermudah dalam penyusutan arsip. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Tujuan penataan berkas adalah penyimpanan arsip yang tercipta dengan rapi, mengamankan arsip dari kehilangan atau kerusakan, menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat, dan mempermudah penyusutan arsip. Adanya pemberkasan arsip menghasilkan daftar arsip yang dapat memberikan layanan akuntabilitas kinerja instansi.

Penataan arsip aktif adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip aktif untuk kepentingan penemuan kembali arsip. Penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan pengelolaan kegiatan pada masa lalu, yang akan berpengaruh lebih besar terhadap pengembangan pada masa mendatang. Penataan arsip bertujuan agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

Prinsip yang perlu diperhatikan dalam pemberkasan adalah pemberkasan arsip harus berdasarkan klasifikasi arsip. Selain itu, dokumen yang memberkas dapat disusun berdasarkan tiga hal. Pertama, kesamaan urusan (dosier) atau case file, yaitu dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan dihimpun dalam satu berkas, pada umumnya berkas akan mencerminkan kegiatan sejak awal hingga akhir. Contohnya berkas proyek pembangunan Jembatan Suramadu dan berkas proyek renovasi Gedung Sate Bandung. Kedua kesamaan masalah (rubrik), yaitu dokumen yang masalahnya sama dihimpun dalam satu berkas. Contohnya berkas kenaikan pangkat dan berkas pengadaan alat-alat tulis kantor (ATK). Ketiga, kesamaan jenis (seri) yang sama. Contohnya, seri surat edaran tahun 2009 dan seri surat keputusan.

Sistem pengelolaan atau penyimpanan arsip aktif di Sekretariat Kabinet adalah kombinasi gabungan sentralisasi dengan desentralisasi, yaitu kombinasi pengelolaan arsip aktif memperbolehkan unit-unit kerja mengelola arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi. Ciri-ciri organisasi yang menerapkan asas gabungan adalah:
a. arsip aktif disimpan di tiap-tiap unit kerja;
b. arsip inaktif organisasi disimpan di unit kearsipan;
c. unit kerja mempunyai otonomi dalam pengelolaan arsip aktif;
d. meminimalisasi penggunaan peralatan;
e. memudahkan pergerakan arsip sejak penciptaan sampai penyusutan; dan
f. unit-unit kerja berada dalam satu lokasi atau beberapa lokasi.

Keuntungan pengelolaan arsip aktif secara kombinasi menurut Tuti Sri Widiyanti (2012), yaitu adanya kontrol sentralisasi, yakni berkaitan dengan keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip, terpusatnya pengadaan peralatan sehingga lebih efisien dan efektif, memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip, dan memberikan perasaan “mantap” bagi manajemen atau pengelola arsip. Adapun kelemahannya adalah problem yang melekat dalam tiap-tiap sistem dapat muncul pada sistem kombinasi dan arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.

Pengurusan Surat dengan Asas Gabungan

Gambar di atas menunjukkan bahwa pengurusan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan asas gabungan dilakukan secara mandiri oleh tiap-tiap unit kerja, mulai dari pencatatan, pendistribusian, sampai pengolahannya. Setelah surat diterima oleh setiap unit kerja, unit kerja memberikan laporan kepada unit kerja pusat untuk dicatat atau diregistrasi oleh tata usaha pusat. Fisik arsip tetap berada di unit kerja penerima surat atau tidak diberikan kepada unit kerja pusat.

Penyimpanan Arsip dengan Asas Gabungan

Gambar di atas menunjukkan bahwa penyimpanan arsip dengan asas gabungan dilakukan secara mandiri untuk arsip aktif, sedangkan untuk menyimpan arsip inaktif dilakukan di unit kearsipan pada unit kerja di atasnya atau unit kerja pusat. Dengan demikian, setiap unit kerja yang berada pada level bawah hanya memiliki central file atau hanya menyimpan arsip aktif dan tidak memiliki unit kearsipan (record centre) atau penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada unit kerja di atasnya. Sekretariat Kabinet saat ini memiliki 27 unit kerja dan satu unit kearsipan yaitu Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) Sekretariat Kabinet.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 43 ayat 1 menyatakan bahwa pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kepulauan, perbatasan, kewilayahan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 ayat 2 wajib memberkaskan dan melaporkan arsipnya kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kegiatan pemberkasan dimaksud diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis.

Bagi pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat 1 dapat dipidana dengan pidana penjara paling lama sepuluh tahun dan denda paling banyak Rp500 juta.

Sekretariat Kabinet saat ini memiliki tiga pilar kearsipan yaitu Peraturan Sekretaris Kabinet (Perseskab) Nomor 7 Tahun 2022 tentang Sistem Klasifikasi Arsip di Lingkungan Sekretariat Kabinet, Perseskab Nomor 8 Tahun 2022 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis, dan Perseskab Nomor 9 Tahun 2022 tentang Jadwal Retensi Arsip. Ketiga pilar tersebut merupakan instrumen yang penting dalam pengelolaan arsip.

Klasifikasi arsip adalah pola pengaturan atau struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip. Klasifikasi keamanan arsip adalah penggolongan atau pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perseorangan. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Pemberkasan yang dilakukan oleh Sekretariat Kabinet sesuai dengan Perseskab 7/2022 yaitu menggunakan pemberkasan alfanumerik dengan metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan huruf dan angka.

Contoh: Kode Klasifikasi: HM.01.01
HM. HUBUNGAN KEMASYARAKATAN
01 Hubungan Kemasyarakatan
01.01 Peliputan Kegiatan Dinas Pimpinan, Acara Kedinasan dan Peristiwa-Peristiwa dalam Berbagai Media Kegiatan yang Diselenggarakan oleh Sekretariat Kabinet: Foto/Rekaman/Video/Transkrip/Multimedia Arsip-arsip yang berkaitan dengan peliputan kegiatan dinas pimpinan, antara lain: kegiatan sidang kabinet, kegiatan Presiden, kegiatan Sekretaris Kabinet, dan kegiatan Sekretariat Kabinet (Kedeputian).

Penggunaan klasifikasi arsip di atas disesuaikan dengan arsip yang tertera pada penjelasan arsip-arsip yang dihasilkan dari kegiatan penciptaan arsip oleh Unit Pengolah atau Unit Kerja, untuk contoh klasifikasi arsip di atas, bila dijabarkan cara menggunakannya sebagai berikut:

Terkait dengan fungsi dan kegunaan arsip yang sangat strategis tersebut, kiranya penting dilakukan penataan arsip dengan baik agar mudah diakses dan dipergunakan oleh yang berhak menggunakannya. Penataan arsip yang baik bukan sekadar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip tetapi juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan tugas dan fungsi pencipta arsip.

Adapun masalah dalam pengelolaan arsip adalah arsip-arsip yang diciptakan kurang mendapat perhatian, sehingga terjadi arsip kacau. Hal ini dapat timbul karena:
a. kurangnya perhatian pimpinan;
b. kurangnya sumber daya manusia (SDM) yang menangani arsip, baik kekurangan jumlah maupun kemampuan/kuantitas;
c. kurangnya tempat penyimpanan arsip, baik itu arsip dinamis maupun arsip statis.

Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik, informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip sehingga memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif. Berikut adalah contoh tabel Daftar Arsip Aktif untuk pelaksanaan pemberkasan arsip aktif di lingkungan Sekretariat Kabinet:

Petunjuk Pengisian:
(a) Tahun, diisi dengan tahun atau periode arsip diciptakan
(b) Unit Pengolah, diisi dengan nomenklatur/nama unit pengolah/unit kerja pencipta arsip
(c) Satuan Organisasi, diisi dengan nomenklatur/nama satuan organisasi/deputi yang membawahi unit pencipta arsip
Kolom (1), diisi dengan nomor berkas arsip;
Kolom (2), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (3), diisi uraian informasi/judul berkas arsip;
Kolom (4), diisi dengan nomor item arsip;
Kolom (5), diisi dengan uraian informasi arsip (surat, memorandum, laporan, foto, video, atau rekaman suara);
Kolom (6), diisi dengan media rekam arsip;
Kolom (7), diisi tingkat perkembangan arsip yaitu asli atau salinan;
Kolom (8), diisi dengan periode/tahun arsip diciptakan untuk uraian informasi berkas, dan tanggal untuk uraian informasi arsip;
Kolom (9), diisi dengan jumlah/banyaknya arsip, misal: 1 berkas/box/ordner/item;
Kolom (10), diisi dengan lokasi/tempat arsip tersebut disimpan, untuk arsip aktif misal: filling cabinet nomor laci, nomor berkas, dan nomor item arsip;
Kolom (11), diisi dengan retensi/jangka simpan sebagai arsip aktif;
Kolom (12), diisi dengan retensi/jangka simpan sebagai arsip inaktif;
Kolom (13), diisi dengan hasil akhir penyimpanan arsip (permanen atau musnah);
Kolom (14), diisi dengan klasifikasi keamanan (sangat rahasia, rahasia, terbatas, biasa/terbuka) dan pihak yang memiliki akses khususnya untuk arsip sangat rahasia, rahasia, dan terbatas.

Peralatan Penataan Arsip Aktif
Peralatan yang digunakan dalam penataan arsip aktif, antara lain sebagai berikut:
a. Guide/sekat/divider adalah lembar penyekat untuk mengelompokkan berkas arsip dalam rangka penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor, subyek dan kronologis, terdiri dari atas pokok masalah (primer), submasalah (sekunder), dan sub-sub masalah (tersier) sebagai petunjuk letak penyimpanan berkas sehingga memudahkan penemuan berkas.

b. Folder adalah sarana untuk menyimpan arsip sehingga dapat dihimpun dalam satu wadah. Folder mempunyai tab untuk mencantumkan kode yaitu sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi penyimpanan arsip. Fungsi kode untuk membedakan antara urusan atau subjek yang satu dan yang lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi, dan indeks (judul berkas sebagai tanda pengenal berkas, yang berfungsi untuk mempermudah penemuan kembali arsip).

Cara penggunaan folder arsip, yaitu sebagai berikut:
1) Setiap folder dapat menampung arsip 3 sentimeter atau kurang lebih 150 lembar kertas. Satu folder digunakan untuk satu subjek atau satu berkas dengan maksimal 150 lembar. Apabila satu folder tidak memadai untuk menyimpan arsip dengan berkas yang sama, dapat digunakan satu folder.
2) Satu folder minimal diisi lima lembar arsip.
3) Folder diletakkan pada posisi di belakang guide atau sekat dalam laci filling cabinet.
4) Garis atau lipatan skor folder dipergunakan sesuai dengan ketebalan atau jumlah arsip yang disimpan.

b. Map gantung adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, yang berfungsi untuk menggantung tersebut di dalam laci filling cabinet.

c. Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri atas laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal. Setiap laci pada filling cabinet memiliki kapasitas lebih kurang 5.000 lembar kertas HVS.

d. Tunjuk silang (cross reference), yaitu suatu formulir yang digunakan untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi penyimpanan yang berlainan.

Contoh format kartu tunjuk silang:

Cara pengisian kartu tunjuk silang:
a. Kolom Indeks, diisikan indeks masalah kedua
b. Kolom Kode, diisikan kode klasifikasi masalah kedua
c. Kolom Tanggal & Nomor, diisikan tanggal penyampaian surat dan nomor urut surat masuk pada daftar pengendali
d. Kolom Perihal, diisikan isi ringkas atau perihal surat
e. Kolom Dari, diisikan dari mana atau siapa surat diterima
f. Kolom Kepada, diisikan kepada siapa surat ditujukan
g. Lihat Berkas
– Kolom Indeks, diisikan indeks masalah pertama
– Kolom Kode, diisikan kode klasifikasi masalah pertama
– Kolom Tanggal & Nomor, diisikan tanggal dan nomor surat diterima

Langkah-langkah Penataan Arsip Aktif
Penataan atau penyimpanan arsip aktif dilaksanakan di setiap unit pengolah arsip, disesuaikan dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh organisasi. Menurut ANRI (2009:27), prosedur atau langkah-langkah selanjutnya yang dapat dilakukan dalam penyimpanan arsip aktif adalah sebagai berikut:
a. Pemeriksaan; dilakukan untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keterkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, rusak, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
b. Penyortiran; dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dan kelompok arsip yang lain.
c. Penentuan indeks; dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
d. Penentuan kode; dilakukan berdasarkan kelompok subjek, subsubjek, dan sub-subsubjek yang berupa gabungan huruf dan angka.
e. Pembuatan label; dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
f. Pembuatan tunjuk silang; dilaksanakan untuk menghubungkan berkas satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi. Lembar kartu silang dipergunakan jika (1) satu surat mempunyai dua masalah atau lebih, (2) ada perubahan nama orang, tempat, atau organisasi, dan (3) surat mempunyai lampiran yang bukan merupakan surat, seperti disket, foto, buku, dan lain-lain.
g. Penempatan arsip; dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya, atau memasukkan arsip dalam folder dan menyimpan dalam filling cabinet.
h. Penyusunan daftar arsip aktif; daftar arsip aktif meliputi daftar arsip aktif yang memuat seperti Nomor Berkas, Kode Klasifikasi, Uraian Informasi Berkas, Nomor Item Arsip, Uraian Informasi Arsip, Tingkat Perkembangan, Kurun Waktu, Jumlah, Lokasi Simpan, Masa Simpan Arsip terdiri Masa Aktif, Masa Inaktif, Hasil Akhir, Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses, dan Keterangan.

Tahapan Penataan Arsip Aktif di Unit Pengolah (Central File)

Tahapan penataan arsip aktif di unit pengolah (Central file)
a. Pencatatan
Merupakan kegiatan pencatatan surat dalam buku agenda, untuk Sekretariat Kabinet pencatatan memorandum/surat masuk dan memorandum/surat keluar telah menggunakan aplikasi persuratan berbasis website.
b. Pemeriksaan
Meliputi kelengkapan, kondisi fisik arsip, dan keberkaitan dengan arsip lain. Berkas yang tidak lengkap, atau tidak dalam satu kesatuan perlu dilengkapi, diperbaiki, atau digabungkan dengan berkas lain yang sudah tersimpan.
c. Penyortiran
Yaitu memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.
d. Penentuan indeks
Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah.
e. Penentuan kode
Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, subsubjek, dan sub-subsubjek yang berupa gabungan huruf dan angka. Untuk kepentingan kode ini, lihat kode klasifikasi sehingga diperoleh misalnya:
f. Pembuatan label
Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpanan arsip lainnya dilaksanakan secara konsisten.
g. Pembuatan tunjuk silang
Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan sesuai kebutuhan, tidak selalu harus dilakukan.
h. Penempatan arsip
Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya, atau memasukkan arsip dalam folder dan menyimpan dalam filling cabinet.
i. Penyusunan Daftar Arsip Aktif
Menyusun daftar Arsip Aktif sesuai dengan penjelasan gambar di atas.

Penggunaan atau Layanan Arsip Aktif
Penggunaan arsip aktif dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. Penggunaan arsip aktif adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip aktif bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. “Pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang mengandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Penggunaan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat diakses terdiri atas arsip yang bersifat terbuka dan arsip yang bersifat tertutup.

Adapun langkah-langkah penemuan kembali arsip atau prosedur layanan arsip yang dapat dilakukan adalah:
a. Permintaan, baik lisan maupun tulisan;
b. Pencarian arsip di lokasi simpan;
c. Penggunaan tanda keluar;
d. Pencatatan;
e. Pengembalian atau pengiriman;
f. Pengendalian;
g. Pengembalian;
h. Penyimpanan kembali.

Contoh Format Formulir Peminjaman Arsip